İşverenler, tipik olarak her çalışanın maaş çeki ile birlikte, doğrudan evrak yoluyla verilen maaş çekleri için yazılı bir belge veya çevrimiçi bir çeki biçiminde gelip gelmediklerine bakacakları bir çek sapı ya da eşdeğer beyanı içerir. Kontrol taslakları, devlet kayıt tutma gerekliliklerini yerine getirmek için gerekli olabilecek belgelerdir. Kontrol taslaklarını tutmak zorunlu olmasa bile, yine de yapılması akıllıca olabilir.
FLSA Gereksinimleri
Federal hükümetin, işverenlerin maaş koçanı çıkarmasını veya elinde tutmasını gerektiren bir kural yoktur. Adil Çalışma Standartları Yasası gereklilikleri, bordro dokümantasyonu için yönergeler sağlar. Genel olarak, bordro bilgileri için tutulmalıdır üç yıl. Bu bilgilerin bir kısmını kaydetmek için kontrol taslakları kullanılıyorsa, üç yıl da saklanmaları gerekir. Bordro kayıtları şunları içermelidir:
- Çalışan adı, adresi ve Sosyal Güvenlik numarası.
- İşçinin cinsiyeti ve mesleği.
- 19 yaşından küçük işçilerin doğum tarihi.
- Her çalışma haftasındaki tarih ve saat başlar ve biter. Çalışma haftasından farklı ise bordro döneminin başlaması zorunludur.
- İşçinin ödendiği tarih
- Günlük ve haftalık saatler çalıştı.
- İşçinin maaş oranı.
- Düzenli ücretler, fazla mesai ödemeleri ve çalışanın maaşına yapılan ilave veya indirimler.
İşverenler, zaman çizelgelerini veya iki yıl boyunca çalıştığı zamanın denk kaydını tutmalıdır.
Ek Devlet Bordro Kayıt Gereksinimleri
Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu, işverenlerin çek saplamaları ve bordro kayıtları dahil olmak üzere tüm istihdam kayıtlarını en az bir yıl süreyle tutmaları gerektiğini söyledi. Bir çalışanın EEOC'ye şikayette bulunması durumunda, kayıtların AEOC tarafından nihai olarak elden çıkarılmasından bir yıla kadar veya herhangi bir davaya konulduktan bir yıl sonra saklanması gerekir.
Devletler ek kayıt tutma gereklilikleri getirebilir. Örneğin, Texas Workforce Commission, işverenlere, işçilere bir maaş çeki hazırlamak için kullanılan tüm verileri listeleyen bir kontrol makbuzu veya eşdeğer bir belge sağlamaları gerektiğini söylüyor. Bordro kayıtları tutulmalıdır dört sene Texas işsizlik tazminat kayıt tutma kurallarına uymak için.
İşveren Kayıtları Kuralları
Bir işletme veya kuruluş çeşitli nedenlerden dolayı kontroller yapar ve taslakları kontrol eder. Dahili Gelir Hizmeti, hizmet veren taslakları ve banka kayıtlarını kontrol etmenizi önerir. destekleyici belgeler vergi amaçlı olarak sınırlamalar süresince alıkonulmalıdır. Örneğin, vergi beyannamesi için sınırlama süresi altı yıldır. Nolo.com, işletmelerin taslakları ve mali kayıtları en az yedi yıl boyunca kontrol etmelerini önerir.
