Denetim, bir denetim görevlisinin, bir şirketin nasıl çalıştığını ve nasıl gelişebileceğini görmek için gerçekleştirdiği resmi bir prosedürdür. Performans ve finansman gibi farklı denetim türleri mevcuttur, ancak hepsi aynı temel prosedürü izler. Prosedür genellikle ilk planlama, saha çalışması, raporlama ve kapatma takibi dahil olmak üzere dört ana bölüme ayrılır.
Denetlenen müşteriye veya departmana bir ön bildirim mektubu oluşturun ve gönderin. Denetimin ne zaman yapılacağını, ne kadar süreceğini bekleyeceğiniz, görevli siz değilseniz denetim görevlisi ataması ve denetim sırasında arayacağınız ve ihtiyaç duyacağınız veri türünün denetim listesi.
Şirket veya bölüm yöneticileri ile bir toplantı planlayın. Denetimin amaçlarını ve kapsamını yöneticilerle birlikte tanımlayın ve hangi kaynakların mevcut olduğunu bulun. Şirket veya departman süreçleri hakkında da derinlemesine bilgi edinin. Yöneticilerin denetimle ilgili endişelerini dile getirmelerine veya sorular sormalarına izin verin.
Şirket veya departman ile ilgili temel bir anket yapın. Anketin amacı, yönetici toplantısında öğrendiklerinizi tamamlamak ve şirketin hedeflerini, operasyonlarını ve yetkilendirme prosedürleri gibi mevcut kontrol mekanizmalarını daha iyi anlamanıza yardımcı olmaktır.Şirket el kitabı ve işçi beyanları gibi çeşitli veriler bu aşamada faydalı olabilir.
Toplantı ve anket yoluyla elde edilen bilgilere dayanarak temel bir saha çalışması planı oluşturun. Saha çalışması planı, kullanacağınız verilerin geri kalanını nasıl elde ettiğinizi gösterir. Şirket kontrollerinin gücü gibi kalemlere bağlı olarak değişebilir.
Belge toplamak için personel üyeleriyle konuşun - bunlar yürüttüğünüz belirli denetim türüne göre değişir - ve şirkette neler olup bittiğini algılarını alın. Şirketin neyi iyi yaptığını ve neyin geliştirilebileceğini ve neden geliştirilebileceğini sorun.
Personel üyelerinden topladığınız belgeleri inceleyin. Giriş hatalarını veya çakışan bilgileri kontrol edin. Hatalar veya çatışmalar için yeterli bir açıklamaları olup olmadığını görmek için personel ile tekrar kontrol edin.
Belgelerin ve prosedürlerin şirket politikasına ve diğer yerel, eyalet veya federal yönetmeliklere uygun olduğunu doğrulayın.
Şirketin veya departmanın sahip olduğu kontrolleri test edin. Test yapmak, belirli işlemlerin belgelerine - genellikle 24 - 36 civarında bir yerlerde - daha yakından bakmak anlamına gelir. Dokümantasyonda ve görüşmelerde ne kadar çok hata veya tutarsızlık varsa, bu o kadar önemlidir. Dokümantasyon başlangıçta kontrollerin iyi çalıştığını gösteriyorsa, bu adımda çok fazla işlem yapmanız gerekmeyebilir. Kontrolleri test etmeyen denetimlerin, sağlam bir yaklaşımı takip ettiği söylenir.
Şirket veya bölüm hakkında ve nasıl işlediğine ya da gelişebileceğine ilişkin ilk fikirleri formüle edin. Şirkete veya departman yöneticilerine geri bildirimde bulunun ve önerilerinize ve ilk bulgularınıza yazılı olarak cevap verin. Yanıt, yöneticilerin izole ettiğiniz sorunları nasıl çözmeyi amaçladıklarını açıklamalıdır.
Denetim raporunuzun kaba bir taslağını oluşturun. Rapor, arka plan bilgilerini içermeli ve denetimin kapsamını ana hatlarıyla belirtmelidir. Ayrıca, ne bulduğunuzu ve bu bulgulara dayanarak önerilerinizin neler olduğunu ve ayrıca yöneticilerin verdiği yanıtların kopyalarını veya çabalarını gösterdiğini de göstermelidir.
Yöneticilerle bir kez daha tanışın ve zorlu raporunuzu tartışın. Onlara kopyalarını verin ve yöneticilerin olabilecek tüm sorularını yanıtlayın. Bu toplantının amacı, yöneticilerin yaptığınız her şeyi ve iyileştirmek için ne yapmaları gerektiğini anlamalarını sağlamaktır.
Son bir taslak oluşturmak için raporunuzu düzenleyin ve düzenleyin. Nihai taslak, denetim inceleme toplantısının sonuçlarını içermelidir. Son taslağı yöneticilere dağıtın.
Şirket veya departmanın denetim sırasında tespit edilen sorunları çözmek için değişiklik yapıp yapmadığını öğrenmek için departman veya şirketle altı ila 12 ay içerisinde takip edin.
Takip sırasında öğrendiklerinizi ve gerekli olacak ek çalışmaları gösteren yöneticilere resmi bir mektup yazın. Şirket veya departman beklentileri karşıladıysa, bunu mektupta belirtin ve denetimin gerçekleştirildiği denetim hedeflerine ulaşmış olduğunuzu belirtin.
İpuçları
-
Denetim sürecinde bir miktar gerilime hazırlıklı olun. İnsanlar çoğu zaman, masum olsa bile, bulabileceğiniz hatalar konusunda gergindir, çünkü çok fazla hata, işlerinin hatta olduğu anlamına gelebilir. Herhangi bir ödül veya ceza vermemek, sadece araştırmanızın sizin işiniz olduğunu onlara güvence verin. Çalışanlar gerekçenizi anlamaları için belirli veriler istemenin nedenini daima açıklayın.
