Ortaklara mali raporlar, pazarlama planları ve kalite değerlendirmeleri, işletmeler için yazılmış raporların örnekleridir. Kısa bir rapor, diğer tüm raporlar gibidir ancak daha az sayfa içerir. Kilit rapor hedeflerini belirtmeli, arka plan bilgilerini özetlemeli, alternatifleri gözden geçirmeli ve ileriye dönük bir yol önermelidir. Raporu bir proje olarak ele alın - planlayın, sonra açık ve basit bir tarzda yazın. Kısacası iyidir, çünkü meşgul ya da ilgisiz olmaları çok önemlidir, ancak çok önemli partiler onu okuyacaklardır.
Planlama
Raporun biçimini ve içeriğini belirleyeceği için gereksinimleri netleştirmek için üstlerle görüşün. Örneğin, bir proje değerlendirme raporu, bir pazarlama planı veya bir finansal raporla aynı şekilde yapılandırılmayacaktır.
İnternetten, kütüphaneden ve paydaşlarla (iş birimi yöneticileri, tedarikçiler ve müşteriler gibi) toplantı ve görüşmelerden bağımsız olarak topladığınız yazı ödevi ve materyali tayin ettiğinizde size verilen belgeleri içeren arka plan materyalini araştırın.
Bir yönetici özeti, giriş, alternatifler için bölümler ve önerilen çözümler, tavsiyeler ve sonuç içeren rapor şablonunu hazırlayın.
içerik
Giriş yaz. Genellikle bir paragraftan daha uzun olmamak üzere, giriş raporun amacını belirtmeli ve kilit hususları tanımlamalıdır. Raporun geri kalanı için bir rehber olmalı, ancak özetlememelidir. Örneğin, ilk satır şu şekilde olabilir: "Bu raporun amacı, üretim tesisimizde devam eden kalite sorunlarına yönelik çözümleri incelemektir" ve ardından ana konuların bir özetidir.
Raporun organını toplayın. Üretim tesisi örneğinde, teknik detaylar, her biri için bir maliyet-fayda analizi ve alternatif çözümler listesi ile öneriler yer alabilir. Bir iş planının pazar araştırması, rekabetçi analiz ve finansal projeksiyonlar gibi farklı bölümleri olacaktır. Biçim ne olursa olsun, bölümler mantıksal sırada olmalıdır, böylece okuyucunun içeriği bulmak için ileri geri çevirmesi gerekmez.
Raporu, hedeflerine geri dönerek sonuçlandırın. Üretim tesisi örneği için, sonuç önerilen çözüm için bir uygulama planı olabilir. Finansal bir rapor için, sonuç iş görünümünde olabilir.
Metin içinde alıntı yapılan referansları, geldikleri yayını, unvanı, yazarı ve tarihi belirleyerek sıralayın. Kaynakça veya kaynaklar bölümünde ilgili diğer kaynakları listeleyin.
Yönetici özetini yazın. Yaklaşık bir veya iki paragrafta, raporu özetleyin; böylece yoğun bir yönetici kilit noktaları kavrayabilir ve detaylar arasında gezinebilir. Bir finansal rapor için yönetici özeti, sadece ana satışları ve kar trendlerini gösteren bir tablo olabilir.
Rapor başlığı, tarih ve yazarların adları ve bağlantıları ile bir kapak sayfası hazırlayın. 15 sayfadan uzun raporlar için bir içindekiler tablosu ekleyin.
İletim mektubunu bir kişiye değil (bir yönetici veya sözleşme görevlisi) bir kişiye iletiniz. Raporun temel önerilerini tanımlayın, iletişim bilgilerinizi verin ve ekleri listeleyin.
İpuçları
-
Tablolar, çizelgeler ve detaylı hesaplamalar ek olarak yerleştirilmeli, ancak anahtar teslim almaların ana raporda yer alması gerekir.
