Kâr amacı gütmeyen faaliyet raporu, dokümanın önemi ve kullanımı dikkate alınarak yazıldığında ve tasarlandığında en etkilidir. Belge, bir rapor kartı, bağışçılara ve diğer destekçilere teşekkür belgesi, kar amacı gütmeyen kuruluşlarla bilgi paylaşımı ve yeni destekçileri çekmek için bir pazarlama aracı olarak hizmet vermektedir. Yıllık rapor okuyucuları; programlar, müşteriler ve gelir hakkında miktar, kalite ve sonuç bilgileri ararlar. İyi tasarlanmış yıllık raporlar arasında bir anlatı dengesi, fotoğraflar, listeler ve finansal verilerin grafik gösterimleri yer almaktadır. İyi yazılmış bir yıllık rapor, pasta grafiklerinin ve donör listelerinin arkasındaki kişisel hikayeleri anlatır.
Yıllık raporunuzun içeriğini belirleyin. Yayınınızın kalın, parlak bir dergi veya dört sayfalık bir bülten olmasına rağmen, okuyucularınız yıllık raporunuzda özel bilgiler arayacaktır: kar amacı gütmeyen kuruluşun yönetim kurulu başkanından veya icra müdüründen bir sayfa mektup özel programlar veya büyük bölümler, finansal raporlar, yönetim kurulu üyeleri ve kilit personel listesi ve adlarına göre düzenlenmiş ve alfabetik olarak düzenlenmiş bir bağış listesi.
Gayri resmi ancak profesyonel bir tonda net, basit ve dürüst bir yazı kullanın. Gerçekleri açıkça belirtin ve başarılar ve müşteriler ve toplum üzerindeki etkiyi açıklayan kişisel hikayeler hakkında yazmak için rahat ve kişisel bir ton kullanın.
Yazınızda, görevinize pozitiflik, gurur ve bağlılık kazandıran kelimeleri seçin. Gereksiz yere dramatik yazılar yazmaktan kaçının, ancak okuyucunun ilgisini çeken ve işinizde ortaklık hissi veren bağışçılara hitap eden bilgileri paylaşın. Örneğin, bir müşterinin hikayesini bir programın başarılarını tanımlamasını ve faaliyetleri kuruluşunuzun misyonuna bağlamasını söyleyin.
Müşterilerin yaşa ve etnik kökene göre dağılımı veya iş arama programına katılanlar ve yıl sonundaki durumları gibi program raporlarından önemli verileri vurgulamak için birkaç kenar çubuğu ekleyin. Bu özetlenmiş bilgiler, okuyucuların makalelerin alt satırını kavramalarına yardımcı olur ve aynı zamanda insan bakış açısı da ekler.
Trendleri, toplamları ve özetleri göstermek için finansal raporunuzdaki verileri kullanarak finansal bilgileriniz için görseller hazırlayın. Örneğin, her departman tarafından kullanılan bütçe yüzdesini gösteren bir pasta grafiği veya son dört yılda bağışlardaki değişiklikleri gösteren bir çubuk grafiği oluşturun. Vakıf ve birey gibi farklı bağışçı türlerinden alınan toplam fonları listelemek için bir metin kutusu kullanın. Finansal görseller okuyuculara unutulmaz fotoğraflar sunar.
Hikayeleri anlatmaya yardımcı olmak için kullanacağınız fotoğrafları seçin. Kuruluşunuzun kurmasına yardım eden bir evin, okul sonrası programınızdaki öğrencileri, kurtarma barınağınızdaki hayvanları, alan okullarına ekili ağaçları veya yürüyüşe çıkanlar örgütleyen personeli kullanabilirsiniz.
İpuçları
-
Yıllık raporunuzun uzunluğuna ve içeriğine göre biçimlendirme seçin. Uzun bir rapor, programlar, başarılar, finans ve bağışçılar gibi bölümlerden yararlanabilir. Fotoğrafları ve grafikleri, yalnızca başlıklarla ayrılmış, çalışan bir anlatı boyunca serpiştirerek metni parçalamayı seçebilirsiniz.
Blue Avocado web sitesinde Board Café'ye göre, tipik yıllık rapor okuyucusu CEO veya yönetim kurulu başkanının mektubuyla, donör listesindeki okuyucunun adıyla, fotoğraf yazıları ve finansal toplamlarla en çok ilgileniyor.
