Kısa raporlar, genellikle meşgul bir yönetici olan genel müdürle iletişim kurmanın etkili bir aracıdır. Bir projenin ilerleyişini, haftalık veya aylık finansal projeksiyonları veya üretim işlemleriyle ilgili raporları bildirmek için kullanılabilirler. Kapsamlı araştırma ve detay gerektiren kapsamlı raporların aksine, kısa raporlar sadece temel ancak en önemli bilgileri gerektirir. Kısa bir rapor yazmak, özetin, arka planın, içeriğin, sonucun veya tavsiyelerin özlü olması dışında benzer bir rapor yazma tarzını izler.
Raporladığınız projeyle ilgili verileri toplayın. Bunu, daha önce yapılmış olan finansal raporlar, fizibilite raporları ve anketler gibi mevcut verileri kullanarak yapın. Raporlar için veri olarak sektördeki uzmanlar gibi kitaplar veya bilgi sahibi üçüncü kişilerden gelen bilgiler gibi ilgili referans materyallerini kullanın.
Tarihi, raporu göndereceğiniz genel müdürün adını, adınızı, imzanızı ve raporun konusunu sayfanın sol üst köşesine yazın.
Sorunun, bulguların, şu ana kadarki ilerlemenin veya sorunu çözme önerisini belirterek raporun içeriğini kısaca özetleyin. Projenin faydaları olacağını umduğunuzu açıkça belirtin.
Devam etmekte olan projenin veya raporladığınız iş görevinin kısa bir tarihçesini yazarak arka planı açıklayın. Proje ekibi üyeleri, eğitmenler veya bölüm liderleri gibi görev veya projede yer alan kişilerin adlarını ekleyin. Görev veya projenin ne hakkında olduğu hakkında daha fazla açıklama yapın.
1. Adımda toplanan bulgu ve verileri dahil ederek raporun içeriğini veya içeriğini yazın. Bulguların kısa bir analizini yapın ve bunların genel proje ve iş için ne anlama geldiğini belirtin. Analizinizi desteklemek için rapora grafikler, anketler, anketler ve referanslar ekleyin.
Bir projenin veya görevin durumunu kısaca belirterek bir sonuç alın. Yalnızca genel müdür bunu istedi ise önerilerde bulunun. Daha uzun bir raporda listeleyeceğiniz diğer tüm önerileri özetleyen yaklaşık iki kısa ve en önemli öneride bulunun.
İpuçları
-
Kısa bir rapor olsa da, rapor okuyucuyu cevaplanmamış sorularla bırakmamalıdır. Gerekli tüm bilgileri açık ve kesin bir dilde verin.
