Prosedür kılavuzları her büyüklükteki işletme için önemli bir belgedir.Prosedür kılavuzu, bir işyerinin günlük işleriyle uğraşırken tek biçimlilik ve tutarlılık sağlama kılavuzudur. İçerik, tasarlanan prosedür kılavuzunun türüne göre değişir. Operasyonlar standartlaştırılmış, kararlar almak daha kolay, kalite kontrol ve hesap verebilirlik sunuyor.
Prosedürler Kılavuzunu Geliştirme
Prosedür kılavuzunuzun amacını tanımlayın. El kitabınıza dahil edeceğiniz sorunları ve hedefleri göz önünde bulundurun. Prosedür kılavuzunuzu yazmak için gereken bilgileri toplayın, yasal, emniyet ve sektörünüzle ilgili diğer konuları içerir.
Bir taslak ile başlayarak prosedür el kitabı taslağını yazın. Konular, bir içindekiler ve kapak sayfası içeren “Amaç”, “Referanslar”, “Şartlar”, “İlkeler” i içerebilir. Net ve özlü bir dil kullanın, gerektiğinde terimleri netleştirin, prosedür kılavuzlarının beklenen sonuçlarını ana hatlarıyla belirtin.
Bu prosedür el kitabını, etkilediği kişilerle ve uygulamaya katılan diğer kişilerle birlikte gözden geçirin. El kitabını, geliştirme ile ilgisi olmayan biri tarafından deneme amaçlı kullanın. Zayıf alanları, iyileştirme ihtiyacını ve boşlukları belirleyin.
Deneme kullanımına ve yapılan notlara göre işlem kılavuzunu tekrar yazın. Son metnin hata ve eksikliklere karşı gösterilmesi. Gerekirse onay için gönderin. İşlem kılavuzunda gözden geçirmek ve güncellemeler yapmak için bir inceleme tarihi belirleyin.
Yazdırma için prosedür kılavuzunu gönderin. Manuel olarak dağıtma prosedürlerinin kopyalarını gerektiği gibi yapın. Gerektiği gibi ayarlamalar yaparak haftalık ve üç ayda bir kalite incelemesi yapın.
İpuçları
-
Açıkça, bağlamda ve tutarlı bir içerik oluşturan net olmayan bir dil kullanarak prosedür kılavuzunuzu yazın. İşlemleri kullanıcı dostu dilde ve formatta tanımlayan hareketli cümleler kullanın. Bir geri bildirim ve öneri formu sağlayarak kullanıcının denetimine izin verin.
