Sistemler ve prosedürler bir işletmenin başarılı bir şekilde yürütülmesi için hayati öneme sahiptir. Michael Gerber'e göre, iş danışmanı ve en çok satan iş rehberi "E-Myth" in yazarı olan sistemler tarafından işletilen işletmeler zaman kazanıyor, daha az strese neden oluyor ve sahibinin söz ve talimatlarının yönlendirdiği işletmelerden daha fazla para kazanıyor. Ofis prosedürleri oluşturmak, en iyi adım adım sırayla yapılan bir mantık ve organizasyon alıştırmasıdır.
Prosedürün kapsamını, tam olarak prosedürün neyi başarması gerektiğini tanımlayın. Makul detaylara sahip olunuz, fakat buna benzer şekilde değil. Örneğin, gelen postayı işleme için giden postayı işleme yordamından farklı bir yordama ihtiyacınız vardır. Önemsiz postalar, faturalar, dergiler ve kişisel postalar için farklı bir prosedür gerekmez. Bu alt kategoriler aynı genel başlığa dahil edilebilir.
İşlemle ilgili son tarihler veya zaman çizelgeleri de dahil olmak üzere prosedürün yapıldığından emin olmaktan kimin sorumlu olduğunu tanımlayın. Sorumlu kişi şahsen yapmak zorunda değildir, ancak tamamlanmasını sağlamak ve kaliteyi kontrol etmek için görevlendirilen temsilciye danışmalıdır. Bu tanım, şu anda işi kimin yapacağını bilseniz bile, bir kişi yerine bir başlığa atanır.
Bu süreçte var olan bireysel görevleri listeleyin. Onları kronolojik sıraya koy.
Makul zaman sınırları, gereken araçlar ve gereken temel eylemler de dahil olmak üzere her görevin bir tanımını yazın. Bir "tamamlama durumu" - görevin tamamlandığında nasıl göründüğünü belirtin. Tamamlanma durumu işin denetlenmesi ve çalışanın performansını değerlendirmek için hayati öneme sahiptir.
Verilen bir zaman diliminde bir görevi tamamlamamanın sonuçlarını yazın. Bu, çalışan için disiplin cezası ve başarısızlıktan kaynaklanan problemler için beklenmedik durum planını içerir.
