Politikalar ve prosedürler için bir numaralandırma sistemi, kullanıcıların kağıt tabanlı veya çevrimiçi bir kılavuzda gezinmelerine yardımcı olur. Standart bir sistem hem mantıksal organizasyon sağlar hem de kullanıcının her sayfayı ve başlığı taramak zorunda kalmadan bilgi bulmasını sağlar. Departman organizasyonu ve sayısal veya alfasayısal bir numaralandırma sistemi, bir politikanın veya prosedürün kılavuzda yalnızca bir olası konuma sahip olmasını sağlamak için basit ama etkili yollardır.
Politika Düzeni ve Sayfa Numaralandırma
Politikaları, her biri ayrı bir bölüm de dahil olmak üzere alfabetik olarak düzenleyin ve her bir bölümü 1.0 ve 2.0 gibi bir bileşik sayı kullanarak numaralandırın. Örneğin, insan kaynakları departmanı politikası beşinci bölümü kaplarsa, bölüm başlığı olarak “5.0 - İnsan Kaynakları” kullanın. Her bölümdeki sayfaları, kılavuzun başından sonuna kadar sıralı değil, sıralı olarak sıralayın.
Prosedürlerin Numaralandırılması
Bölüm numaraları ekleyerek prosedürler için sayılar oluşturun. Örneğin, “5.0 - İnsan Kaynakları” altı prosedür içeriyorsa, bunları 5.1'den 5.6'ya kadar sayın ve her prosedürün adını ekleyin. Her prosedürdeki adımları ve alt adımları tanımlamak için girinti, küçük harfler ve küçük harfler ile yazılmış rakamları kullanın. Örneğin, işten çıkarma prosedürleri 5.2 pozisyonuna sahipse, bir çalışanı işten çıkarmadaki adımları tanımlamak için “a, b ve c” harflerini kullanın. Bu adımlardan herhangi biri alt adımları içeriyorsa, bunları “i, ii, iii” gibi küçük harfli romen rakamları kullanarak tanımlayın.
Numaralandırma sistemi hakkında önemli noktalar
İyi bir numaralandırma sistemi revizyonlara izin vermesine rağmen, ilaveler için tamamen kusursuz değildir. Mümkünse, el kitabını birleştirin ve numaralandırma sistemini ancak gerekli tüm politika ve prosedürleri oluşturduktan sonra oluşturun. Aksi takdirde, kılavuzun sonuna yeni politikalar eklemeniz veya alfabetik sıralamayı sürdürmek için her şeyi yeniden numaralandırmanız gerekir.
