İşletmenizin şirket içinde ve dışında çalışma şeklini yönlendirmeye yardımcı olacak politikalar ve prosedürler mevcuttur. Politikalarınızı ve prosedürlerinizi düzenli aralıklarla gözden geçirmek, her zaman en iyi uygulamaları takip etmenizi sağlar. Değerlendirme, işletmenizdeki veya ekonomideki değişiklikleri yansıtmak ve şirketteki ihtiyaç veya endişe alanlarını ele almak için kurallarınızı gerektiği gibi güncellemenize yardımcı olur.
Politikaları Tanımla
Politikalar, şirketinizin çeşitli işletme işlevlerini nasıl yerine getirdiğinize ilişkin yazılı protokolleridir. Örneğin, işyerinde kıyafet, katılım veya tatil günlerinin nasıl istendiği gibi konularda iç politikalarınız olabilir. Ayrıca, müşteri şikayetlerini satın alma veya işleme gibi konularda dış politikalarınız olabilir. KCG Consulting Group'a göre, politikalar prosedürlerin nasıl geliştirildiği, uygulandığı ve değerlendirildiği ve bir kuruluşun stratejik hedefleriyle aynı doğrultuda olması için gerekli olan aşamayı belirler. Politikalar genellikle mal sahibi, üst yönetim, danışma konseyi veya bir yönetim kurulu tarafından belirlenir.
Politikaları Gözden Geçirme
Tam, kapsamlı ve anlaşılması kolay olan politikaları düzenli olarak gözden geçirin. Bu süreçte müşteri ve personel geri bildirimlerini kullanın. KCG'ye göre, bir politika yazılı olarak yapılmalı ve her politika için ayrı bir direktif seti verilmelidir. Bu, gerektiğinde anlaşılmasını ve gözden geçirilmesini ve değiştirilmesini kolaylaştırır. Örneğin, müşteriler düzenli olarak belirli bir geri ödeme ya da geri ödeme politikanız olmadığından şikayet ediyorlarsa veya çalışanlar kişilerin kişisel günleri nasıl kullandıklarına dair adil bir işlem olmadığını iddia ediyorlarsa, sorunları politika inceleme gündeminize eklemeye değer. Bir politika artık pratik anlam ifade etmiyorsa veya artık geçerli değilse, güncelleyebilir veya kaldırabilirsiniz.
Prosedürleri tanımla
Prosedürler, işinizin günlük iş aktivitelerinde kullandığı adımlar veya süreçlerdir. Örneğin, ziyaretçileri nasıl kontrol edeceğiniz, bir gün boyunca işi açıp kapama veya makineyi temizleme veya çalıştırma prosedürünüz olabilir. Usul kurallarına uymak, özellikle yanlış adımların tehlikeli veya maliyetli olabileceği alanlarda, işletmenizin güvenli ve verimli çalışmasını sağlamaya yardımcı olur. Örneğin, iş kapılarınızı gece kilitleme prosedürünüz yoksa, şirketi potansiyel hırsızlığa veya vandalizme açabilirsiniz. KCG'ye göre, prosedürler kimin ne yaptığını, ne zaman yaptığını, hangi sırayla ve hangi sebeple yaptığını içermelidir.
İşlemleri Gözden Geçirme
Birden fazla basamağa veya belirli bir sıraya göre uygulanması gereken basamaklara sahip faaliyetler, prosedür kurallarına sahip olmalıdır. İşletmenizin bazı unsurları sık sık yanlış kullanımlarla karşılaşırsa, o alan için prosedür değerlendirilmelidir. Örneğin, müşteriler düzenli olarak geç gönderilerden şikayet ediyorlarsa, sipariş alma, paketleme ve sevkiyat takibi yapma prosedürlerinizi değerlendirin. Bu, netleştirmenin veya daha büyük tanımlamanın gerekli olduğu alanları belirlemenize yardımcı olacaktır. Çalışanlardan mevcut yönergelerinizi okumalarını ve mantıklı olmayan ya da anlaşılması zor alanları belirleme sürecini bilmediklerini sorarak prosedürleri gözden geçirin.
