Birçok işletme, rutin muhasebe görevlerini otomatikleştirmek, kontroller oluşturmak ve finansal raporlar oluşturmak için muhasebe yazılımını kullanır. Piyasadaki çok sayıda muhasebe yazılımı paketiyle, ister büyük ister şirket isterse şahsi bir işletme olsun, genellikle bir işletmenin ihtiyaçlarını karşılayacak bir tane bulunur. Muhasebe yazılımı zaman kazandırabilir ve verilerin korunmasına yardımcı olabilirken, muhasebe yazılımını kullanmanın bazı dezavantajları vardır.
Veri veya Hizmet Kaybı
Bir işletme muhasebe yazılımına güvendiğinde, elektrik veya bilgisayar kesintisi nedeniyle oluşabilecek hizmet kaybı işin bozulmasına neden olabilir. İş kesintileri, yeni bilgilerin girişini ve depolanan bilgilere erişimi önleyebilir. Ayrıca, bilgiler düzgün bir şekilde yedeklenmezse, bilgisayar kesintisi, finansal verilerin kaybolmasına neden olabilir.
Yanlış bilgi
Bir muhasebe sistemindeki bilgiler, sisteme girilen bilgiler kadar geçerlidir. Çoğu muhasebe sistemi bazı manuel veri girişi gerektirdiğinden, tüm girdi verileri incelenmediği sürece finansal sonuçlar yanlış olabilir. Bir muhasebe sisteminin yalnızca nihai raporlarını veya çıktılarını gözden geçirme eğilimi varsa, hatalı bilgi bulmak zor olabilir.
Sistem yapılandırması
Her işletme, genel bir muhasebe yazılımı paketini ihtiyaçlarına göre uyarlamaya çalıştığında zorluklara neden olabilecek benzersiz özelliklere sahiptir. Özelleştirme birçok program için mevcut olsa da, doğru şekilde yapılmazsa duruş süresine ve olası yanlışlıklara neden olabilir. Ayrıca, bir işletme büyüdükçe, muhasebe yazılımı paketlerini değiştirmek gerekebilir; Bu, bilgilerin taşınması ve personel için yeni bir eğitime ihtiyaç duyulması nedeniyle büyük bir aksamaya neden olabilir.
Maliyet
Muhasebe yazılımının bir dezavantajı maliyet maliyetidir. Yazılımı satın almak için yapılan ilk masrafın ötesinde, bakım, kişiselleştirme, eğitim ve bilgisayar donanımı maliyeti vardır. Zaman tasarrufu maliyeti haklı çıkarabilirken, bazı işletmeler için bir muhasebe yazılımı yatırımının ücretini ödemesi yıllar alabilir.
dolandırıcılık
Elektronik ortamda saklanan bilgiler, uygun kontroller ve güvenlik önlemleri mevcut değilse manipüle edilebilir ve erişilebilir. Muhasebe yazılımını yalnızca yetkili personelin kullandığından ve raporlara erişebildiğinden emin olmak için sıkı kontroller gereklidir. Finansal veriler hassas ve gizli olabileceğinden, muhasebe yazılımı kullanmak dolandırıcılık potansiyeli yaratır.
