RFP olarak da bilinen Teklif İsteği, işletmeniz için yeni ürün veya hizmetler tedarik etmeniz gerektiğinde oluşturduğunuz bir belgedir. Bir RFP, potansiyel ihtiyaçlarınızı potansiyel satıcılara bildirir ve onları gözden geçirmeniz için teklif göndermeye davet eder; bu sayede işletmenize izin verdiğiniz bütçe dahilinde en iyi hizmeti sunabilecek satıcıyı seçmenize izin verir. RFP yazmak için standartlaştırılmış bir format bulunmamakla birlikte, bu adım adım talimatlar, herhangi bir iş gereksinimi için etkili ve net bir RFP oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Kelime işlem programlı bilgisayar
-
Yazıcı (postalama için)
-
Kağıt (postalama için)
-
Zarflar / posta ücreti (postalama için)
-
İnternet erişimi (e-postayla göndermek için)
İhtiyaçlarınızı belirleyin. Tam olarak ne istediğinizi ve bunun için ne kadar ödemek istediğinizi belirlemek için biraz zaman harcamak istiyorsunuz. Bir RFP, hem gerekli “sahip olmanız gerekenleri” (gereksinimleriniz) hem de “elinize almanız gerekenleri” (isteklerinizi) kapsayacaktır, ancak bir satıcının işinizi kazanmak için ne sağlaması veya sağlaması gerektiğini tanımladığınızdan emin olun.. Bu sürecin vazgeçilmez bir parçasıdır - ihtiyaçlarınızı net bir şekilde tanımlayamazsanız, bu ihtiyaçları karşılayacak teklifleri geri alamazsınız.
Bir taslak hazırla. Yine, bir RFP'nin nasıl oluşturulacağına ilişkin zor ve hızlı kurallar bulunmamakla birlikte, yapabileceğiniz en doğru ve spesifik bilgileri sağlayın. En azından, kendinizi bir tanıtım içeren bölüm başlıkları kullanarak bulacaksınız (yalnızca şirketinize bir giriş değil, aynı zamanda projeye / ihtiyaca ve bu ihtiyacı nasıl görmek istediğinizi), gereksinimlere (“ -sa-haves ”), teklifi kime vereceğinizi belirlemek için kullanacağınız seçim kriterleri, bütçe (ne kadar harcamak istediğinize) ve zaman çizelgeleri (buna ne kadar çabuk ihtiyacınız varsa). Özel RFP'niz için gerektiği gibi bölümler ekleyeceğinizi veya çıkaracağınızı veya bir satıcının teklif vermeden önce bilmesi gereken ek bilgiler için alt bölümler ekleyebileceğinizi görebilirsiniz.
Gereksinimler bölümünüzü temizleyin. Bu genellikle en uzun bölüm ve en çok dikkat gerektiren bölümdür. İhtiyacınız olan şeyi, nasıl yapılmasını gerektirmediğinden değil - işlem projenin belirli ve önemli bir parçası olmadıkça yazdığınızdan emin olun. Ayrıca, “sahip olmanız gerekenler” (kullanmanız gerekir, gerekir ve gerekir) ve “iyi kaleler” (may, olabilir ve isteğe bağlı) arasında ayrım yapmak için açık kelimeler kullanın.
RFP'nizi yazın. Eğer yazar bloğunuz varsa, örnek RFP'leri çevrimiçi olarak arayabilirsiniz.
RFP'nizin yazım denetimini yapın ve onaylayın. Bazı endüstrilerde, yanlış yerleştirilmiş bir ondalık nokta çok büyük bir fark yaratabilir.
RFP'nizi dağıtın. Tanıdığınız potansiyel satıcılara postayla veya e-postayla gönderebilir veya şirketinizin web sitesine yerleştirmek gibi başka şekillerde kullanıma sunabilirsiniz.
Kazanan teklifinizi seçin.
İpuçları
-
Proje veya hizmete ihtiyaç duymadan RFP 8 - 10 haftalarını hazırlayın. Bu, tekliflerin filtrelenmesi ve en iyi kararı mümkün kılması için zaman sağlar.
Kazanan teklifi belirlemek için hangi seçim kriterlerini kullanacağınıza önceden karar verin. Tüm şirketler farklı güçlere sahiptir ve önerilerini bu güçlere göre uyarlayacaktır. En iyi fiyatı, en deneyimli satıcıyı veya en hızlı geri dönüş süresini mi arıyorsunuz?
Satıcıların tekliflerini belirli bir biçimde veya formatta hazırlamalarını isteyebilirsiniz, ancak bu ihtiyacı RFP'de söyleyin.
Uyarı
Satıcı çoğu sektörde ortak bir uygulama olarak kendi önerisini / teklifini hazırlamak için genellikle ödeme yapar. Bununla birlikte, bunu RFP'nizde açıkça belirtmek isteyebilirsiniz.
