Bir teklif talebi (RFP), müşterinin bir iş gereksinimini ifade eden ve bu ihtiyacı nasıl karşılamayı teklif ettiğinizi ve hizmet veya ürününüzün ne kadara mal olacağını teklif eden yazılı bir beyanıdır. Müşterinin RFP'sine yanıtı yazmadan önce bir taslak oluşturmak, tüm proje gereksinimlerinin karşılandığından ve teklifinizin RFP tarafından belirtilen belge biçimine uygun olmasını sağlamaya yardımcı olur.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Teklif belgesi talebi
-
Kelime işlem uygulaması
-
Yazıcı
Beklentileri tam olarak anladığınızdan emin olmak için müşterinin RFP'sini dikkatlice okuyun. Sorularınızı daha sonra değil, daha erken netleştirin. Çoğu RFP, katılımcılar için bir soru-cevap dönemi belirler.
Yönergeleri takip etme yeteneğini göstermek için RFP'de tanımlanan formatta ve düzende anahat oluşturun. Bazı RFP'ler teklifin organizasyonunu size bırakırken, diğerleri oldukça ayrıntılı yapısal gereksinimlere sahiptir. Bunları yok saymak veya yanlış yorumlamak, teklifinizin dikkate alınmamasını sağlamanın en hızlı yollarından biridir.
Her büyük bölüm için Romen rakamları kullanın (I, II, III gibi). Alt bölümler büyük harflerle (A, B, C gibi) girintili. Bunların altındaki bölümler, sayılar (1, 2, 3 gibi) kullanılarak belirtilir. Başka bir alt bölüm gerekiyorsa, küçük harf kullanın (a, b, c gibi).
Romen rakamı, RFP yanıtının özeti veya özeti olarak kullanılabilir. Bu ilk bölümde müşterinin hizmet kapsamını ve gereksinimlerini ifade edin. Projeye nasıl yaklaşılacağını ve bu yaklaşımın neden müşterinin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayacağını açıklayın. Projenin başlıklarını ve kategorilerini, Romen rakamları, harfler ve sayılardan oluşan bir kombinasyon kullanarak müşteri tarafından sunulan şekilde yazmaya devam edin.
Her müşteri ihtiyacına cevap yazarak her bölüme ve alt bölüme beyin fırtınası yanıtı verir. İlk taslak için, kelimeler ve ifadeler kullanılabilir. Tüm bölümler için bu adımı tekrarlayın.
Müşterinin ihtiyaçlarını tam olarak karşılamak için fikirlerinizi canlandırın ve her birine ayrıntılı içerik ekleyin. Teklifiniz muhtemelen şirketinizin "kazan plakası" veya standart, yeniden kullanılabilir metinlerin bir kısmını içerecektir. Anahatınızda, kazan plakasının nerede kullanılacağını ve bu özel RFP için ne kadar değiştirilmesi gerektiğini belirtiniz. Kazanınızı kötüye kullanmayın veya teklifinizi artırmak için kullanmayın. Potansiyel müşteriler, özlü, ayrıntılı ve uygulanabilir teklifleri takdir eder.
İpuçları
-
Son RFP geliştirilmeden önce birkaç taslak geliştirilmesi gerekebilir. Her taslak dosya adında farklı bir sürüm numarasına dikkat edin.
