Her teklif talebinde, teklifiniz bir yönetici özeti olsa bile, bir kapak mektubu içermelidir. Her biri farklı bir amaca hizmet eder ve yalnızca iyi bir izlenim yaratmak için değil, aynı zamanda hem müşteriyi hem de işin gereklerini anladığınızı kanıtlamak için birlikte çalışırlar. Bununla birlikte, bir kapak mektubu, müşterinin bir öneri olmadan anahtar gereksinimlerini anladığınızı göstermesi nedeniyle, bazı insanlar yazmanın daha zor olduğunu düşünüyor.
Doğru Tonu Ayarla
Potansiyel müşteri ile ilişkiniz ve bazen RFP setindeki talimatlar, mektubun resmi mi yoksa kişisel bir tonda mı yapılacağını belirler. Dürüst ve samimi olduğunuz sürece, müşteriye iltifat ettiğiniz ve müşteriye teşekkür ettiğiniz kişisel mektuplar en etkili olanlardır. Örneğin, mektubun gövdesinde “Bu fırsatı tüm yardımlarınız için teşekkür etmek için teşekkür etmek istiyorum” ve “yardımınız ve rehberliğinizin paha biçilmez olduğu” gibi ifadeleri de ekleyin.
Biçim ve Stil
Antetli kağıt ve iş mektubu formatını kullanarak, mektubu üç bölüme ayırın: bir giriş, bir yazı ve kısa bir kapanma paragrafı. Garaf, Georgia veya Times New Roman gibi bir serif fontu kullanın, çünkü birçok kişi serif fontlarını okunmasını daha kolay bulur. Kapak mektubunuzu en fazla bir veya iki sayfa ile sınırlandırın.
Açılış
Kapak mektubunu, "Ekli size söz verdiğim tekliftir" veya "Sizinle teklif projeniz hakkında konuşmaktan keyif aldım" gibi kısa ve ilgili bir açılış ifadesiyle açın. Bunu, belirli bir durumu tekrar başlatarak tam anlamıyla anlatacağınız bir paragrafla izleyin. RFP'yi süren gereksinimler. Okuyucuya teklifin herhangi bir ek içerip içermediğini ve varsa içeriğini kısaca vurgulayın ve fiyat teklifinin geçerli olduğu zaman dilimini belirterek girişi tamamlayın.
Vücut
Şirketinizin geçmişi, nitelikleri veya RFP’nin mektubun içinde arayabileceği referanslar gibi gerekli bilgileri ekleyin. Mektubun geri kalanına dört ana müşteri ihtiyacını karşılamaya odaklanın. Örneğin, ürün veya hizmetinizin müşterinin en önemli ihtiyaçlarını nasıl karşılayacağını özetlemek için madde imleri kullanın. Ardından, kalan paragraflarda her bir kurşun noktası üzerinde genişletin.
Yakın
Kapanış paragrafında, isim, unvan, adres, telefon numarası, faks numarası ve e-posta adresi dahil olmak üzere irtibat noktası kişisi için eksiksiz bilgi verdiğinizden emin olun. “Gelecekteki herhangi bir soruyu cevaplamak için bu hafta sizinle iletişime geçeceğim” veya “Bu teklifi görüşmek üzere gelecek hafta arayacağım” gibi bir “sonraki adımı” veya harekete geçirme ifadesini ekleyin. adınız ve unvanınız
