Etkili bir iş süreci incelemesi yapmak, şirket operasyonlarınızın istenen sonuçları en verimli şekilde üretmesini sağlar. Örneğin, yeni bir donanım veya yazılım satın almadan önce bir iş süreci incelemesi yapabilirsiniz. Bir iş süreci incelemesi yapmak için, mevcut iş sürecindeki herhangi bir değişiklikten etkilenen kuruluşun tüm seviyelerini temsil eden bir ekip oluşturunuz. Doğru insanları bir araya getirmek sorunları tanımlamanıza, potansiyel iyileştirmeleri belirlemenize, proje yöneticileri atamanıza, hızlı düzeltmeler yapmanıza ve uzun vadeli bir plan geliştirmenize yardımcı olabilir.
Mevcut işleminizi haritalayın. Ürün ve hizmetlerinizi üretmek için kullanılan kritik iş süreçlerini listeleyin. Tedarik ortamındaki gecikmeler veya tedarikçi kalitesi sorunları gibi mevcut ortamdaki sorunları tartışın. Ekibin problemlerin neden var olduğu ve nasıl ele alınacağı hakkında fikir alışverişine başlaması için bir dizi toplantı yapın. Diğer şirketlerin de benzer problemlerle nasıl başa çıktıklarını öğrenmek için araştırma yapın. Mevcut işleminizi belgelemek için Gliffy, Bonita Open Solution veya Questetra BPM gibi ücretsiz iş süreci haritalama araçlarını kullanın.
Ayrıntıların, işletmenin çalışma şeklini doğru şekilde yansıtmasını sağlamak için belgelenen iş süreçlerini gözden geçirin. Örneğin, müşteri hizmetleri çağrılarını yapan tüm personele sorun giderme prosedürlerini dağıtın. Prosedürleri kullanarak personeli gözlemleyin ve iş sürecinin etkin bir şekilde çalışmasını sağlamak için personelin ek becerilere, bilgiye, eğitime veya deneyime ihtiyaç duyup duymadığını belirlemek için herhangi bir sapmayı not edin.
Potansiyel değişiklikleri tanımlayın. Değişikliklerin mevcut prosedürleri nasıl etkileyebileceğini belirleyin. Varsayımları doğrulamak için personeli tamamlayan işleri gözlemleyin. Kuruluşunuzun karşılaştığı süreç sorunları hakkında girdilerini toplamak için işçilerle görüşün. İyileştirme için fikirlerini toplamak üzere bir anket yapın veya odak grupları çalıştırın. Yeni sistemin kuruluşu nasıl etkilediğini anlamadan, yeni donanım veya yazılım satın almak gibi doğru çözümü bildiğinizi sanmayın.
Yeni bir süreç tasarlayın. İş süreçlerinin yeniden tasarlanması, şirket fonksiyonları için tüm işlemlerin mevcut stratejik hedeflerle aynı hizada olmasını sağlar. İş süreci incelemesinin bir parçası olarak gerçekleştirilen analize dayalı olarak prosese ince ayar yapın. Kuruluşlar arasındaki bağımlılıkları ve olası sorunları belirlemek için ekiple birlikte yeni sürecinizi gözden geçirin. İş süreci inceleme ekibi tarafından önerilen tüm değişiklikleri belgeleyin ve sonuçları bir bültende, e-postada veya başka bir şirket iletişim mekanizmasında yayınlayın.
Uygulamanızı değerlendirin. Gözden geçirmenizin sağladığı iyileştirmelerin bir etkisinin olup olmadığını belirlemek için müşteri memnuniyeti, ürün hataları veya maliyetler gibi operasyonel faaliyetleri ölçün. Beklenen zaman diliminde herhangi bir iyileştirme yapılmamışsa, sonraki incelemeleri yapın ve süreçlerinizi buna göre ayarlayın.
