Bir proje kapsamı belgesi, projenin yazılım geliştirmesi veya bir bahçe düzenlemesi yapıp yapmadığı konusunda bir projenin teslim edilebilirliklerini netleştirmek için gereklidir. Proje kapsamı belgesi genellikle müşteri ve diğer proje ekibi üyeleri ile yakın çalışan bir proje yöneticisi veya analisti tarafından oluşturulur. Kapsam tamamlandığında, doğru olduğunu doğrulamak için müşteri, ekip ve yönetim ile birlikte gözden geçirilmeli, ilgilenen tüm taraflar bunu kabul etmelidir ve projenin sonuçları müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayacaktır. Geliştirme sürecinize göre kapsam müşteri ve kuruluşunuzun üyeleri tarafından onaylanmalıdır.
Proje Kapsamı Değerlendirmesi için hazırlanın
Kapsam belgesini gözden geçirmesi gereken tüm müşterilerin ve ekip üyelerinin bir listesini oluşturun. Bu bilgileri toplamak için proje başlatma belgelerini gözden geçirin veya proje yöneticisine danışın.
Bir toplantı düzenleyin ve tüm ekip üyelerini davet edin. Kuruluşunuzun yapısına ve teknolojisine bağlı olarak, toplantı şahsen olabilir veya sanal olabilir.
Tamamlanan kapsam belgesini listeye gönderin. Katılımcılara incelemeleri için yeterli zaman tanımaları için toplantıdan birkaç gün önce gönderin.
Fiziksel bir toplantıya getirmek için belgenin kopyalarını alın. Bir tepegöz üzerindeki projektörde veya benzeri bir cihazda bir elektronik kopya göstermeyi planlasanız bile, bazı katılımcılarınız basılı bir kopyadan çalışmaktan daha rahat olabilir.
Müşteriler ve Ekip Üyeleri ile Kapsam İncelemesi Yapın
Müşterilerle ve takımla tanışın. Belgeyi, özellikle daha karmaşık veya daha fazla yorumlamaya tabi olan alanları okuyun. Belgeyi önceden göndermiş olsanız da, katılımcıların çoğunun yazmamış olmasını bekleyin.
Belli başlı soruları veya belge kapsamındaki değişiklikleri kaydedin.
Kapsamı soruların ve diğer değişikliklerin cevaplarıyla güncelleyin ve belgenin imzalanıp onaylanmasını talep ederek müşterilere ve proje ekibi üyelerine gönderin.
İpuçları
-
Bazı organizasyonlarda, herkesin katılabileceği toplantılar planlamakta zorlanabilirsiniz. Kesinlikle şahsen katılmaları gereken kişileri bulun ve takvimlerini düzenleyin. Kapsam belgesinde yorum yapıp yapmadıklarını görmek için e-posta veya telefon görüşmeleri yoluyla katılamayan diğerleriyle takip edin.
