Bir eğitim kılavuzunu, iş sürecini veya el kitabını güncellemeniz gerektiğinde, mükemmel araç bir eğitim notudur. Not formatı alıcılarınızı hedeflemenizi ve zamanında takip bilgileri eklemenizi sağlar ve özellikle mevcut bir sürece yeni yasal düşünceler veya gerekli adımlar eklenmiş durumlarda yararlıdır. Birkaç basit adımı izleyerek, yaygın tuzaklardan kaçınırken notunuzun fikirlerinizi net ve özlü bir şekilde iletmesini sağlayabilirsiniz.
Kitlenizi tanımlayın. Bu, faturanız için en uygun bilgileri eklemenize yardımcı olur. Örneğin, yeni fotokopi makinesini üçüncü katta nasıl kullanacağınızı açıklamak için yazı yazıyorsanız, notu binadaki tüm çalışanlara göndermeyin. Veya yeni bir yasa, ifadelerin bir hukuk bürosunda alınmasının nasıl etkileneceğini etkiliyorsa, bakım ekibini dahil etmeniz gerekmez.
Konunuzu tanıtın. İlk birkaç satır okuyucularınızın bu faturanın neden onlar için önemli olduğunu bilmelerini sağlamalıdır. Güncellemenin nedeninin yanı sıra eski işlemin ne olduğunu veya bu güncellemenin hangi geçerli işleme uygulanacağını onlara bildirin.
Yeni adımları veya gereksinimleri ana hatlarıyla belirtin. Yalnızca bir başlık düzeyi kullanın ve açıklamalarınızı kısa ve özlü tutun. Güncellenen bilgileri ve takip edilmemesi veya gerçekleştirilmemesi gereken önceki adımları veya işlemleri ekleyin.
Bir zaman çizgisi ekleyin. Yeni politikanın ne zaman yürürlüğe gireceğini izleyicinize açıkça bildirin. Acil bir değişiklikse, önceki prosedür için herhangi bir ödemesiz süre veya geçiş süreci olup olmadığını açıkça belirtin. Örneğin, bir devamsızlık izni istemek için yeni bir form varsa, çalışanların önceden işlenmiş olan taleplere ne olacağını bilmelerini sağlayın.
Takip adımları ile kapatın. Notunuzun sonunda, izleyicilerinize belgenizde yanıtlanmamış soruları olursa ne yapmaları gerektiğini bilmelerini sağlayın. Bu, ek belgelere bağlantı veya arayabilecekleri bir irtibat numarası içerebilir. Eğitim notunuz bir dizi güncellemenin parçasıysa, bir sonraki güncellemenin ne zaman hazır olacağını belirtin.
İpuçları
-
Notunuzu bir birincil konu ile sınırlandırın. Kitlenizle doğrudan konuşmak için ikinci kişiyi (siz) kullanın.
