Denetçilerinizi, akranlarınızı ve alt üyelerinizi iyi bilgilendirmek, pürüzsüz bir çalışan ofis için çok önemlidir. Bir çok günlük bilgi şahsen, e-postayla veya telefonla değiştirilirken, bazen daha önce yapılmış olan tartışmaları ve eylemleri (çalışanların değerlendirmeleri de dahil olmak üzere) içeren ve / veya Herkes yaklaşmakta olan değişikliklerle ilgili bir "kafa" yır. İşte düşüncelerinizi toplamak ve etkili bir not yazmak için bilmeniz gerekenler.
Yazmak istediğiniz notun amacını belirleyin. Kısa bir cümleyle özetlemeye çalışın. Örnekler: Yeni Çalışanlar İçin Oryantasyon; Seyahat Alacaklarının İşlenmesi İçin Yeni Prosedürler; Tatil Potluck. Bu cümle, faturanızın en üstündeki "Konu" satırını doğrudan muhatapların altında oluşturacaktır.
Notun gideceği kişileri tanımlayın. Yalnızca birkaç kişiye aitse, not bunları ad, unvan ve departman olarak tanımlayacaktır. Bununla birlikte, büyük bir gruba giderse, ortak bir unvan ile tanımlanırlar. Örnekler: Tüm Çalışanlar; Bölüm 4 Yöneticileri; Büro Destek Elemanı. Bu bilgi notun "Kime" satırına yerleştirilecektir.
Kendinizi ve başlığınızı "Kimden" satırında tanımlayın. Herkes sizi "Bob" olarak tanıyor olsa bile, kendinizi hem adınız hem de soyadınızla tanımlamalısınız.
Notunuzun içeriğini oluştururken "Kural 3" ü uygulayın; özellikle okuyucularınıza onlara ne söyleyeceğinizi söyleyin, ne olduğunu söyleyin ve onlara söylediklerinizi tekrar ederek bitirin. Örneğin, faturanız, çalışanlarınıza tatil sezonunun dikkatinin dağılmasının hırsızların cüzdanlarda ve kişisel eşyalarda olduğu gibi kişisel eşyalarını çalmalarını popüler hale getirdiğini hatırlatmaktır. İlk paragraf onlara ihtiyatlı olma gerekliliği konusunda tavsiyede bulunacaktır. İkinci paragraf, masaları ve kapıları kilitleme ve ziyaretçilerin daha fazla farkında olma konusunda ipuçları sağlayacaktır. Üçüncü paragraf, şüpheli davranışlar gözlemlerse veya bir ofis hırsızlığının mağduru ise eylemde bulunmalarını önerir.
Prosedürel içerik veya herhangi bir kontrol listesi sağlayan notlar için madde imleri kullanın. Bunları takip etmek ve anlamak, bunları bir anlatı paragrafına yerleştirmekten çok daha kolaydır.
Sol ve sağ tarafta ve sayfanın altında 1 inç kenar boşluklarını uygulayın. Sayfanızın üst kısmı büyük olasılıkla bir miktar antetli kağıt veya üst sınırınızı birkaç santim düşürecek bir şablondur. Antetli kağıdınız yoksa, "MEMO" kelimesini sayfanın üstünden 2 veya 3 inç aşağı gelecek şekilde ortalayarak güzel görünümlü bir belge oluşturabilirsiniz. Sol taraftaki boşluğa "Kime:", "Kimden:" ve "Konu:" yazılır. Notun gövdesi tek aralıklıdır.
12 pt kullanın. alıcılarınızın okuması kolay olacak font. Times New Roman ve Kurye standart; Bookman ve Palatino da kabul edilebilir.
İçeriğinizi yazdırmadan önce iyice okuyun.
Fotokopi, ihtiyaç duyduğunuz kadar kopyalayın ve alıcılara dağıtın.
İpuçları
-
Mümkün olduğunda, notunuzu bir sayfada tutun. Bir ofisteki herkesin yapması gereken kadarıyla, birden fazla sayfaya giden her notun daha sonra okumak için bir kenara konması muhtemeldir ve sonunda yığının altına doğru yol alacaktır. İçerik acil bir içeriğe sahipse veya takvimlerine koymak zorunda oldukları yaklaşmakta olan bir toplantıyla ilgiliyse, bunun okuyucularınızın kaçırmaması için konu satırında öne çıktığından emin olun.
Uyarı
Notunuzun içeriği negatifse veya belki de üzücü bir anın ruhu ile yazılmışsa, birkaç saat veya bir sonraki güne kadar bir kenara koyun ve tekrar okuyun.
