Kınamak birliği toplantısına düzen ve disiplin vermek bazen zor olabilir. Özellikle bazı önemli harcamalar veya kuralların değişmesi tartışma altındaysa, birçok farklı görüşle karşılaşabilirsiniz ve ileriye yönelik gerçek bir fikir birliğine varamazsınız. Herkesin dinlenebilmesi ve kararların etkili bir şekilde alınabilmesi için uygun toplantı prosedürüne uymak önemlidir. Ayrıca, eyaletinizin kınamak dernekleriyle ilgili kurallarını da okumalısınız ve toplantıların yürütülmesine ilişkin yasal prosedürlere uyduğunuzdan emin olmalısınız.
Tüm önemli sorunların ele alındığından emin olmak için tüm kurul üyelerinden tartışmalar için gündem maddeleri isteyin.
Bir önceki toplantının tutanakları ile birlikte toplantı öncesinde bir gündem yazıp dağıtın. Etkili dağıtım sağlamak için her sahibin e-posta adresini bilmeniz en etkili olabilir. Gündem, toplantının zamanını ve yerini ve neyin tartışılacağını açıkça belirtmelidir. Önemli işlerde açıkça belirtilen hareketleri içermelidir.
Toplantıda uygun dakikaları almak için bir sekreterinizin olmasını sağlayın. Bu şekilde toplantıda onaylanan eylemler uygun şekilde kaydedilecek ve gerçekleştirilebilecektir.
Toplantının başlangıcında sosyalleşmek için kısa bir süre bekleyin ve elinizde kahve veya başka içecekler bulun. Bu, sahiplerin karışmasını ve daha işbirlikçi ve arkadaşça bir atmosfer yaratmasını sağlar.
Resmi işin başlayacağına dair bir beyanname ile toplantıyı siparişe verin. Eldeki işe devam etmeden önce herkesin dikkatini çektiğinizden emin olun.
Bir önceki toplantının tutanağını, üyeler tarafından kabul edilen herhangi bir değişiklikle olduğu gibi onaylayın.
Son toplantıdan bu yana kendileri için gerçekleştirilen herhangi bir işlemin sahibini bilgilendirmek için gerekli olan herhangi bir memurun raporunu sunun.
İlk iş kalemine geçin. Hareketi yazın ve tartışma isteyin. Üyeler konuşmadan önce başkan tarafından tanınmalıdır. Bu sistem, tartışmanın, herkes için ücretsiz olan ve herhangi bir kınamak konusunda duygular yoğunlaştığında gerçekleşebilecek olan, verimsiz bir herkese dönüşmemesini sağlar.
Hareketi ilk önce belirtildiği gibi veya tartışmayla değiştirilmiş şekilde hareket ettirin ve ardından oy kullanın.
Toplantı sekreteri, devam etmeden önce hareketin tam bir ifadesini ve oylamanın sonucunu not aldığından emin olun. Bu hareket daha sonra derneğin bu özel konuda sonraki eylemlerini yönlendirecektir.
Her iş öğesini bu şekilde çalışın.
