Bir işletme sahibiyseniz, krediyle sarf malzemesi satın alma olanağına ihtiyacınız vardır. Bunu yapmanın tek yolu, satın almayı kimin onayladığını gösteren bir satın alma siparişi sunmaktır. Bir satın alma emri olmadan, nakit akışınızı kesmek veya borcunuzu arttırmak için risk alırsınız, çünkü nakit ya da krediyle satın almanız gerekir. Satınalma siparişi oluşturmak, 90 günlük bir pencerede ödeme yapmanızı sağlar. Bu esneklik işinizde kalmanızı sağlar.
Tercih ettiğiniz belge düzenleme yazılımını kullanarak yeni bir belge açın. MS Word, MS Excel, Şeftali Ağacı Muhasebesi veya Quickbook, satınalma siparişi yaratma araçlarını içerir. Ücretsiz bir seçenek istiyorsanız, Google Dokümanlar çevrimiçi kelime işlem programlarını kullanmanızı sağlar ve Open Office.org MS Office ürünlerine ücretsiz alternatifler sunar.
Belgenin sol üst köşesine şirket adınızı, adresinizi, telefon numaranızı, faks numaranızı ve e-posta adresinizi yazın. Bir logonuz varsa, içe aktarın ve şirket adınızın ve adresinizin soluna yerleştirin. Adres bilgilerinizin altındaki alt satırda, perakende satış vergisi numaranızı ekleyin, böylece belirli işletme kaynakları için satış vergisi muafiyeti kalitesi elde edebilirsiniz.
"Satınalma siparişi" yazarak satınalma siparişi numarası için bir boşluk yaratın **** ____ "belgenin üst orta kısmında. Mal satın almak için satın alma siparişinizi kullandığınızda, bu alana bir sayı atayın," Görünüş Siparişi 00012 "gibi görünmesini sağlayın. Quickbook veya Şeftali Ağacı'nda çalışıyorsanız, yazılım otomatik olarak ardışık bir sayı atayacaktır.
Belgenin sağ üst köşesinde bir 'Son Tarih' bölümü oluşturun. Bu bilgi için yazı tipini 20 veya 22 punto olarak ayarlayın, böylece satıcı ne zaman ihtiyacınız olacağını bilir.
Satın almak istediğiniz ürünün her detayı için ayrı sütunlar oluşturun. Ortak sütunlar tarih, miktar, ürün tanımı ve ürün fiyatını içerir. Ancak bazı satıcılar UPC numarası veya katalog numarası gibi ek bilgiler gerektirir. Benzersiz ürün tanımlayıcılarını barındırmak için üç 'çeşitli' sütun oluşturun.
Tüm satın alma işleminin toplamını oluşturan sütunların altında bir toplam, vergi ve genel toplam alan oluşturun.
Sayfanın altına yakın bir teslimat adresi için alan (şirket adresinden farklıysa) ve teslimat sürücüsünün ürünleri nereye götürmesi gerektiği konusunda özel talimatlar içeren bir 'Teslimat Talimatları' bölümü oluşturun.
Yetkili imzanın imzası için bir imza satırı oluşturun. Her bir satınalma siparişini imzalamanıza izin verebilirsiniz, ancak kelime işlem programlarının çoğu, bir grafik imzasını içe aktarmanıza ve belgeye yerleştirmenize olanak sağlar.
Formun en altında, teslimatın kabulü, hasarlı mallar, fatura gereksinimleri ve ödeme koşulları gibi satın alma koşullarını belirtin.
