Yavaş sipariş yerine getirme, şirketinizin sağlayabileceği müşteri hizmetlerinin kalitesini düşürebilir. Düşük kaliteli müşteri hizmetleri sonuçta işinizin finansal sonucunu etkileyecektir. Mümkün olduğu kadar çabuk ve verimli bir şekilde işlenen satınalma siparişleri için onay almak, şirketinizin işlerin zamanında akmasını sağlamak için gerekli malzemelere sahip olacağı anlamına gelir. Satınalma siparişi onay isteklerini göndermek için Microsoft Outlook e-posta istemcisini kullanmak, uygun satın alma prosedürlerini izlemenizi sağlamaya devam ederken, sarf malzemesi veya toptan eşya siparişi sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.
Satınalma Siparişi Hazırlayın
Microsoft Office “Satın Alma ve Satış Siparişi” şablonları sayfasına gidin ve bir şablon seçin. Şablonu bilgisayarınızdaki bir programda açabildiğiniz, düzenleyebildiğiniz ve kaydedebildiğinizden emin olun. Microsoft Excel, Microsoft Word veya başka bir uygun program kullanarak şablonlar oluşturun.
Şablonu belirlenen programda açmak için seçtiğiniz şablon için “İndir” düğmesine tıkladığınızda “Aç” ı seçin. Şablonu gereksinimlerinizi karşılayacak şekilde özelleştirin ve bilgisayarınıza kaydedin.
Microsoft'ta bulunan şablonlardan hiçbirini beğenmezseniz, kendi özelleştirilmiş şablonunuzu oluşturun ve kaydedin. Gerekirse, Microsoft şablonlarını kılavuz olarak kullanabilirsiniz.
Program menüsünü kullanarak şablonunuzu temel alan bir “Yeni Belge” oluşturun. Kısayol kullanmak, şablonlara erişim sağlamaz. Belgenizi doldurun ve bilgisayarınıza kaydedin.
Satınalma siparişinizi göndermek için böyle bir satınalma siparişi göndermek için bir finansal program kullanın. QuickBooks gibi bazı finansal programlar Microsoft Outlook entegrasyonuna sahiptir, böylece doğrudan programdan onay için bir satınalma siparişi gönderebilirsiniz.
Mümkünse, elektronik tablo veya kelime biçimini kullanarak satınalma siparişlerini Microsoft Outlook entegrasyonu olmadan finansal yazılımdan verin. Bu mümkün değilse, tamamlanmış satınalma siparişini bir PDF belgesi olarak yazdırın ve bilgisayarınıza kaydedin.
Satınalma Siparişi Gönderin
Yeni bir mesaj açmak için Microsoft Outlook’u açın ve sol üst köşedeki “Yeni” düğmesine tıklayın.
“Ekle” sekmesine gidin. “Dosya Ekle” ye tıklayın ve seçmek için satınalma siparişine gidin. E-postaya eklemek için “Ekle” düğmesini tıklayın.
Yazı tipi boyutunu 14, yazı tipi rengini siyah olarak ayarlayın. “Ekteki satınalma siparişini inceledim ve onayladım:” yazın. Yeni bir satır başlatın.
Yazı tipi boyutunu 11, yazı tipi rengini gri olarak ayarlayın. “Ekli satınalma siparişini inceleyin ve bu e-postayı yanıtlayın. Satınalma siparişini onaylamak için "Y- Adınız" 'a, satınalma siparişini reddetmek için "N- Adınız" yazınız. Not: Cevap, gönderildiği e-posta hesabından gelmelidir.
Dört satır atlayın ve yazı tipi boyutunu 14, yazı tipi rengini siyah olarak ayarlayın. " Bu satın alma siparişini onaylama yetkim yok." Yazın. Yeni bir satır başlatın.
Yazı tipi boyutunu 11, yazı tipi rengini gri olarak ayarlayın. “Göndereni cevapla” yazın. Bu satın alma siparişini onaylama yetkiniz yoksa ve kim olduğunu biliyorsanız, örneğin X - Bill Smith adını girin.
İpuçları
-
Onaylanmış bir satınalma siparişi e-postasının bir kopyasını yazdırın ve satın alma işleminin yetkili olduğunu belgelemek için faturaya ekleyin.
Uyarı
Fiziksel bir imza almak, bir e-posta onayından daha güvenlidir, çünkü tüm gün oturum açarsa başkası kişinin e-posta hesabına erişebilir.
