Bir satınalma siparişi, bir alıcı ile satıcı arasındaki tek seferlik bir sözleşmedir. Alıcı tarafından yazılmıştır ve satıcının ürünü göndermesi ve alıcıyı faturalandırması için yasal bir yetkilendirmedir. Bir satınalma siparişinin genellikle sadece ürünler için olduğu, bir sözleşmenin de genellikle işçiliği kapsadığı bir sözleşmeden farklıdır. Bu belgeler her türlü işletme tarafından, özellikle inşaat ve teknoloji firmaları tarafından kullanılmaktadır.
Şirketinizin antetli kağıdı ile başlayın. Sahip değilseniz, şirket adınızı ve logonuzu boş bir belgeye eklemeniz yeterlidir. Şirket adresi, telefon ve faks numaraları gibi temel bilgileri ekleyin. Satıcının ismini ve iletişim bilgilerini de forma yazın.
Hangi ürünü satın aldığınızı belirtin. Varsa, boyut, renk, model numarası ve miktarı da dahil olmak üzere mümkün olduğunca fazla ayrıntı verin. Bu, iletişim hatalarını önlemeye yardımcı olur ve doğru ürünü almanızı sağlar.
Kararlaştırılan birim fiyatı ve tüm siparişin toplam fiyatını belirtin. Açıkça satış vergisinin veya geçerli diğer ücretlerin dahil olup olmadığını belirtin.
Ödeme koşullarını ekleyin. Satınalma siparişi ödemenin bir kredi hesabına mı, nakit olarak mı yoksa başka bir yöntemle mi yapıldığını belirtmelidir. Alıcının, alınan mallar için ne kadar süre ödemesi gerektiğini ve geç ödemelerde ne gibi bir faiz uygulanacağını belirtmelidir.
Satınalma siparişinin tarihini ve malzemenin gönderilmesi beklenen tarihi belirtin. Varsa, gönderim yöntemlerini ekleyin.
Göndermeden önce satınalma siparişini şirketinizden yetkili bir kişiye imzalatmasını isteyin. Sipariş hem alıcı hem de satıcı tarafından imzalanıncaya kadar geçerli değildir.
