Zaman zaman işçilerin belirli görevleri yerine getirme konusundaki hatıralarını tazelemeleri gerekebilir. Aynı şekilde, bir örgütün yeni çalışanları, sayısız soru ile denetçileri veya iş arkadaşlarını kesmek zorunda kalmadan ipleri mümkün olduğunca çabuk öğrenmek isteyecektir. Bir ofis prosedürleri el kitabı, bu amaçların her ikisini de gerçekleştirirken, yazılı protokoller ve daha sonra çalışan değerlendirmelerinde ve disiplin işlemleri için dokümantasyonda referans alınabilecek performans beklentilerini sağlar.
Geliştirmek istediğiniz ofis el kitabının amacını ve kapsamını tanımlayın. Ofis el kitaplarının içeriği genellikle iki kategoriye ayrılır: (1) insanlarla nasıl etkileşime girileceği ve (2) mal ve hizmetlerin yaratılması, yönetilmesi ve sunulması için gerekli ekipmanın çalışması dahil olmak üzere özel görevlerin nasıl gerçekleştirileceği. Büro kılavuzları ayrıca organizasyon şemaları, kaynak dizinleri ve örnek formları da içerir. Bir ofis kılavuzunun karmaşıklığı, hedef kullanıcıların kim olacağına dayanmaktadır. Örneğin, içerik müşteri ilişkileri ve şikayetlerin nasıl işleneceği ile ilgili olursa, bir forkliftin nasıl çalıştığı veya tehlikeli malzemelerin nasıl kullanılacağı ile ilgili bölümleri dahil etmek mantıklı olmaz.
Şirketinizin gereksinimlerine en uygun format sunumuna karar verin. Ofis kılavuzları tipik olarak kağıda basılan ve konu bölücü sekmeleri olan üç halkalı bağlayıcılara yerleştirilen kılavuzlar olarak düşünülürken, teknoloji, bilgi aktarma yöntemlerinin yanı sıra daha heyecanlı - ve daha ekonomik - için de kapıyı açtı. Örneğin, bir çevrimiçi prosedür kılavuzunun çalışanların anahtar kelimeleri girerek bilgilere erişmesini daha kolay ve daha hızlı yapıp yapmayacağını düşünün. Elektronik bir format, öğrenmeyi geliştirmek için ses içeriği ve video gösterileri eklemenin yanı sıra, içeriği güncelleme ve gözden geçirme sürecini de kolaylaştırabilir.
El kitabınızın ele almasını istediğiniz tüm bölüm konularının bir listesini yapın. Örneğin, çeşitli ofis ekipmanlarının nasıl çalıştırılacağına ilişkin kılavuz ilkeler yazmaya karar verirseniz, bilgisayarlar, faks makineleri, telefon sistemleri, mikrofişler, fotokopi makineleri, kayıt sistemleri, posta sayaçları ve harmanlama aygıtları için ayrı bölümleri tanımlarsınız. İçeriğin tamamını kendiniz yazıp yazmayacağınıza veya her bir bölümün ilk taslağını konuyla ilgili bilgili olan kişilere mi atayacağınıza karar verin.
En basit konseptlerden daha karmaşık olanlara prosedürel adımlar atın. Fotoğrafların, çizimlerin, tabloların veya diğer grafiklerin dahil edilmesinin kullanıcının malzemeyi anlamasını sağlayıp sağlamadığını düşünün. Kısaltmalar ve göreve özel terminoloji sözlüğü sağlayın. Pratik olduğunda, talep siparişlerinin nasıl doldurulacağına, seyahat masraf taleplerinin, tatil taleplerinin, zaman çizelgelerinin, müşteri makbuzlarının ve şirket tarafından kullanılan diğer formların nasıl doldurulacağına dair örnekler verin.
Yeni kılavuzun her bir bölümünü tamamlamak için bir zaman dilimi oluşturun. Gerekirse, içeriği araştırmak, yazmak, incelemek ve bir araya getirmek için her gün bir zaman dilimi programlayın.
Dilinin açık, derli toplu ve eyalet ve federal görev ve düzenlemelerle tutarlı olmasını sağlamak için, yayılmadan önce İK personeli ve hukuk personeli tarafından içeriğin incelenmesini sağlayın. El kitabının her alıcısına, materyali okumak ve direktiflerine uymak için anlaşmalarını belirten bir imza kağıdı koyun.
İpuçları
-
Bir ofis kılavuzu her zaman devam etmekte olan bir çalışma olarak düşünülmeli ve bu nedenle içeriğin izlenmekte olan prosedürlerin ve bu görevleri yerine getirmek için kullanılan ekipmanın doğru bir yansıması olduğundan emin olmak için sürekli olarak gözden geçirilmelidir.
