Bir şeyin doğru yapılmasını istiyorsanız, iyi bir Standart Çalışma Prosedürü veya SOP yazın. İyi yazılmış bir standart çalıştırma prosedürü kılavuzu, çalışanlara ne kadar önemli prosedürlerin doğru yapılması gerektiğini söyleyerek şirketlerin verimli ve tutarlı bir şekilde çalışmasına yardımcı olur. Anlaşılması kolay, adım adım talimatlarla kaliteyi ve tutarlılığı korumak aynı zamanda verimliliği artırmak, israfı ortadan kaldırmak ve işyerinde yaralanmaları azaltmak gibi faydalar sağlayabilir. Bir SOP el kitabı, işletmelerin düzenlemelere uymalarına ve çalışanlar için eğitimi geliştirmelerine yardımcı olabilir.
1. Adım: SÇP'lerinizi Seçin
Bir ürünün parçalarını monte etmek veya bir müşterinin şikayetini ele almak gibi standartlaştırılması gereken prosedürleri belirleyin. Her SÇP'yi tek bir faaliyete odaklayın. Sadece doğru yapmayı bildiğiniz prosedürler hakkında yazın. Veya, size prosedürleri nasıl yapacağınızı gösterebilecek şekilde nitelikli birini bulun. Gerekli olacak tüm bilgileri derleyin.
Adım 2: Yazmaya Hazırlanın
Her SÇP'ye “Ürününüzü Nasıl Monte Edersiniz” veya “Bir Müşteri Şikayetini Nasıl Ele Alırsınız?” Gibi anlamlı bir başlık verin. Gerekirse, “SÇ - Üretim - Montaj” veya “SÇ - Müşteri Hizmetleri - Şikayetlerin Ele Alınması” gibi SOP numaralarını veya kategorilerini ekleyin. ”Bu, çalışanlar için ilgili prosedürleri gruplandırmanıza izin verecektir. Tüm bilgilere sahip olduğunuzu ve doğru sırada olduğunu onaylamak için işlemler için kaba akış şemaları çizin. Yaklaşımınızı hazırlarken prosedürü uygulayacak çalışana odaklanın.
Adım 3: Bölümleri Standartlaştırın
SÇ'lerinizi özetleyin. Her SOP aşağıdaki bölümlere sahip olmalıdır:
- Başlık
- amaç
- kapsam
- Referanslar
- Tanımlar
- Sorumluluklar
- prosedür
- Ekler
- Revizyon Geçmişi
- Onay İmzaları
Adım 4: Ayrıntılı İşlemler Adım Adım
Her prosedürü yapılması gereken sırayla adım adım çözün. “Ürünün Parçalarını Alın” veya “Telefona Cevap Verin” gibi ana adımlarla başlayın. Ardından, “Her parçanın doğru olduğunu onaylayın” veya “Kendinizi tanıtın ve müşteriyi aradığınız için teşekkür edin gibi daha küçük adımlara bölün. ”
Adım 5: Her SOP'a Yaz
Basitçe yaz. Küçük kelimeler ve kısa cümleler kullanın. Ana fikri ilk önce belirtin. Detayları takip edin. Eylem fiillerini ve aktif sesi kullanın. Belirsizlik ve karışıklıktan kaçının. Kısaltmalar, kısaltmalar veya jargon kullanmayın.
Adım 6: SOP'ları Tutarlı Olarak Biçimlendirme
Her SOP aynı fontta ve font boyutunda yazılmalıdır. Uzun paragrafları kısa olanlara ayırın. Uzun cümleler yerine madde işareti kullanın. Akış şemaları gibi görsel yardımlar ekleyin. Kalın yazı tipi veya italik gibi önemli bilgileri vurgulayın.
Adım 7: Her SÇP'nin Etkinliğini Değerlendirin
Okunabilirlik, okunabilirlik ve anlaşılabilirlik için SÇP'leri kontrol edin.
- Okunabilirlik: Tür yeterince büyük ve okunması kolay mı?
- Okunabilirlik: Talimatlar basit mi? Yoksa protokollerin karmaşık kavramların ve geniş kelimelerin üstünlüğü var mı?
- Anlaşılabilirlik: Bir okuyucu işlemi doğru yapmak için bilmeleri gerekenleri öğrenir mi?
Adım 8: Gözden Geçirme, Gözden Geçirme ve Onaylama
Prosedürleri gerçekleştiren çalışanların, her şeyi anladıklarını onaylamak için SÇP'leri gözden geçirmelerini sağlayın. SÇP'leri de okuma prosedürlerini bilmeyen çalışanlara sorun. Bir okuyucunun nasıl yapıldığını bilmek için prosedürü yapması gerekmemelidir. Her bir değişiklik kümesinin, kabul edilinceye kadar aynı okuyucular tarafından incelenmesini sağlayın. SÇP’lerin takip edilmesini sağlamaktan sorumlu olacak yöneticiler serbest bırakılmadan önce kendilerine imza atmalıdır.
İş dünyasında, tek tip sistemler çalışır. Standart Çalışma Prosedürü el kitabı oluşturmak, her çalışanın bir sistemdeki her adımı aynı şekilde, her seferinde izlemesini sağlar.
