Resepsiyonistler genellikle müşterilerin ve müşterilerin iş yerinize girdiklerinde ya da aradıklarında konuştuklarında karşılaştıkları ilk temas noktasıdır. İlk izlenim önemlidir, bu nedenle profesyonellik, yetkinlik ve samimiyetin en iyi karışımını içeren bir resepsiyonist bulmak, işinizi iyi bir operasyon olarak kurma yolunda uzun bir yol kat edecektir.
Niteliklerin Kıyaslanması
İnsan kaynakları yönetimi şirketi Rainmaker Grubu, görüşme ve kiralama sürecine başlamadan önce kaliteli bir resepsiyonistin temel özelliklerini belirlemek için sistematik bir yaklaşım benimsemeyi tavsiye etmektedir. Resepsiyonistler genellikle dış dünyadan ilk temas noktası olduklarından, resepsiyonistin gönderdiği mesajın kurumsal imajınızla aynı hizada olması gerekir. Rainmaker'a göre bir resepsiyonistin davranış tarzı, değerleri ve motivasyonları, insanların becerileri ve kişisel nitelikleriyle birlikte büyük önem taşıyor. Profesyonellik ve yeterlilik her zaman önemli olsa da, istenen kişisel nitelikler bir sanat galerisi ile bir hukuk firması arasında farklılık gösterebilir.
Değerli Davranış
Kurumsal imaj önemli olsa da, tüm kalite resepsiyonistleri onları etkili ekip üyeleri yapan özel davranış özelliklerini paylaşır. Birincisi, resepsiyonistler, aynı zamanda iş arkadaşı olan müşteriler de dahil olmak üzere müşteri odaklı olmalıdır. Resepsiyonistler ayrıca, insanlarla konuşmaktan zevk almalı ve çalan bir telefon ya da ofis ziyaretçisi gibi sık sık kesintilere aldırmamalıdır. Ek olarak, bir resepsiyonist çalışma ortamını düzenli ve temiz tutabilmelidir; Organize kalmak, aynı anda iki görevi yerine getirmesi için çağrıldığında, resepsiyonda sık rastlanan bir durum olacaktır. Bir iş destek örgütü olan Genius Center'a göre, açıkça yazıp konuşma ve konuşma becerisini de içeren iyi iletişim becerileri de önemlidir.
Öz motivasyon
Etkili bir resepsiyonist, Rainmaker'a göre ve şirketin kültürüne ve standardına uygun bir şekilde işleri doğru şekilde yapmaya odaklanmalıdır. Sadece bir resepsiyonist işlerin nasıl yürüdüğünü hızlıca öğrenmekle kalmaz, aynı zamanda kendi zamanını akıllıca yönetmekle bir görevi dengelemeye odaklanmalıdır. İşletmeyi öğrenmek, sıklıkla yeni görevlere hakim olmak ve en çok ihtiyaç duyulan yere atmak da dahil olmak üzere resepsiyonisti değerli bir varlık haline getirir. Bu beceriler resmi görev tanımlamasının bir parçası olmasa da, etkili bir resepsiyonistin etkisiz olandan farklı olmasını sağlayan özelliklerdir.
Kişisel yetenekler
Resepsiyonistler çok az gözetim altında çalışmalı ve tüyleri karıştırılmadan genellikle baskı altında diplomatik, müşteri odaklı kararlar alabilmelidir. Sonuç olarak, en iyi resepsiyonistler genellikle esnektir ve mükemmel planlama ve organizasyon becerilerine sahiptir. Aynı zamanda inceliğini de yapıyorlar; öfkeli bir müşterinin önce resepsiyonist hakkındaki duygularını alabileceğini ve hayal kırıklığını yatıştırabilen bir resepsiyonistin yönetimi bir çok baş ağrısından kurtarabileceğini unutmayın. Bu nedenle, inceliğini iyi bir görgü esastır.
