Resmi bir daveti reddetmek için bir mektup yazmak zor olabilir. Sizi davet eden kişi veya işin sizi beklememesi gerektiğini bilmesi için yanıt vermeniz gerekir. Buradaki zorluk, mektubu, diğer tarafa sadece olaylarına gelmeye kalkmaya çalıştığınızı düşünmemesi için rahatsız etmeyecek veya düşmeyecek şekilde yazmaktır. Dikkatli ifadeler ve ayrıntılara keskin bir bakış, alıcının mesajı amaçlanan ruh içinde almasını sağlayacaktır.
Red mektubunuzu bir selamlama ile başlatın. Alıcıyı nasıl ele almak istediğinize karar verin. Bu gerçekten resmi ise ve kişiyle günlük bir ilişkiniz yoksa, onu "Bay" olarak işaretleyin. veya "Bayan" İlk adı yalnızca resmi bir mektupta, kabul edilebilir olduğundan eminseniz kullanın.
Dürüst ol. Neden katılamadığını açıklayan abartılı hikayeler yapmayın. Gerçeği mümkün olan en özlü şekilde anlatın. Katılmamanın nedenini bir veya iki cümleyle açıkla. Durumun farklı olmasını istediğinizi belirtmek için "pişmanlıkla" veya "maalesef" gibi kelimeler kullanın.
Davet için takdirinizi iletin. Sizi düşündüğünüz için alıcı teşekkür ederiz. Bu, gelecekteki etkinlikler için listeden kalıcı olarak kaldırılmamanızı sağlayacaktır.
Mektubu, alıcıya en iyi dileklerini ifade ederek kapatın. Etkinliğinin iyi geçeceğini umduğunu ona bildir.
Mektubu "Saygılarımızla" kapatın veya alıcıya bir kez daha teşekkür edin. Adını bir kalemle imzala. Bu, şahsen mektupta zaman ayırdığınızı gösterir. Basılı bir ad çok geneldir ve ana makinenin davetiyesine yanıt vermek için zaman ayıramayacağınızı düşünüyor olabilir.
Mektubu yüksek sesle okuyun. İfade etmek istediğiniz tonda olduğundan emin olun. Herhangi bir değişiklik yapın ve mektubu postalayın.
Uyarı
Dürüstlük, daveti reddetmede en iyi politikadır. İyi bir iş ilişkisini kesebilecek bir yalanla yakalanmak istemezsiniz.
