Bir sigorta acentesi olarak, belirli talepleri reddetmek zorunda kalacaksınız. Bir hak talebini reddettiğinizde, müşteriye reddetme nedeninizi açıklayan bir mektup göndermeniz gerekir. Bu garip olabilir, ancak işinizin bir parçası. Mektubunuzu profesyonel ve özlü tutun; etkileşimi siz ve müşteri için mümkün olduğunca basit hale getirin.
İpuçları
-
Reddi ile ilgili özel detayları eklediğinizden emin olun, aksi takdirde müşteri kötü niyetli bir sigorta talebinde bulunarak tazminat talebinde bulunabilir.
Bir Müşterinin Talebini Reddetmek İçin Bazı Nedenler Nelerdir?
Sigorta taleplerini reddetmek için bazı yaygın nedenler şunlardır:
- Hasar, müşterinin politikası kapsamında değildir.
- Müşteri sigorta primlerini ödememiştir.
- Talebi destekleyecek yeterli kanıt yoktur.
- Hak talebinde bulunulmadı.
- Müşteri yanlış bilgi verdi.
Bu liste ayrıntılı değildir ve talebi reddetmek için başka sebepler olabilir. Önemli olan, bu nedenleri açıkça belirtmektir. Müşteri verdiğiniz nedenlerden memnun değilse şikayet etme hakkı olabilir.
Hak Talebi Reddi Mektubunda Neler Olmalı?
İnkar mektubunuz şunları içermelidir:
- İsminiz, konumunuz ve şirketiniz.
- Talebin sunulduğu tarih.
- Reddetme tarihi.
- İnkar nedeni.
- Müşterinin politika numarası.
- Talep numarası.
Mektubunuza eklemeniz gereken herhangi bir ek bilgi olup olmadığını görmek için, şirketinizin stil kılavuzuna ve endüstrinizdeki reddi mektuplara ilişkin şablonlara bakın. Örneğin, kişisel yaralanma koruması (PIP) iddiaları için araba kazası kurbanları gerektiren eyaletlerden birinde yaşıyorsanız, eyaletinizin hatalı araç sigortası kanununa başvurmanız gerekebilir.
Talep Reddi Mektubu Nasıl Biçimlendirirsiniz?
Hak talebini reddetme mektubunuz diğer tüm ticari iletişimler gibi biçimlendirilmelidir. İzlenecek örnek bir şablon:
Şirketin Telefon numaran e
Müşterinin adı ve iletişim bilgileri, yukarıda adınızı ve iletişim bilgilerinizi biçimlendirdiğiniz şekilde biçimlendirilmiştir.
RE: Reddetme talebi TARİH: Mektubunuzun takvim tarihi
Sevgili (Müşterinin adı)
Mektubun gövdesi
İçtenlikle,
Adınız
Burada parantez içindeki muhafaza sayısını belirtin.
Mektubun Bedeni Nasıl Yazılır?
İlk paragrafta, mektubun müşterinin talebine cevap olduğunu belirtir. Talep numarasını ve müşterinin politika numarasını ve talebin yapıldığı tarihi adlandırın. Talebin niteliğine kısa bir genel bakış sağlayın. İkinci paragrafta, şirketinizin hak talebiyle ilgili soruşturma adımlarını ayrıntılandırın. Bir sonraki paragrafta, şirketin kasten ancak net bir şekilde ifadesiyle, şirketin müşterinin soruşturma yoluyla bulgularına dayanarak talebini reddettiğini belirtiyor.
Son paragrafınız, müşterinin talep veya reddi ile ilgili herhangi bir sorunuz veya ek yorumu olması durumunda sizinle iletişim kurması için talimatlar sağlamalıdır. Müşteriye hak talebi ve işi için teşekkür ederiz. Bu belirli iddiayı reddetmek zorunda olmanıza rağmen, gelecekte müşteri ile profesyonel ilişkinizi sürdürmeyi umduğunuzu belirtin. Herhangi bir kasanız varsa, buraya not alın.
