Microsoft, Outlook Takvimini, kullanıcının randevular ve etkinlikler oluşturmasına, toplantılar düzenlemesine, grup programlarını görüntülemesine ve diğer görevleri gerçekleştirmesine izin veren "e-posta, kişiler ve diğer özelliklerle tam olarak entegre olan bir takvim ve zamanlama bileşeni" olarak tanımlamaktadır. Outlook ayrıca not tutma özellikleri, bir dergi ve web gezintisi sunar ve üçüncü tarafların uzaktaki konumlardan şirket ve bireysel takvimleri yönetmelerine izin verir. Outlook, hareket halindeki yetenekler ve takvim yönetimi için bir bireyin PDA'sı veya akıllı telefonu ile yapılandırılabilir ve senkronize edilebilir.
Bir kişisel bilgisayar, PDA veya akıllı telefon cihazı kullanarak Outlook'u açın. Outlook, posta kutusunu, e-posta uygulamasını görüntülemek için açılır. Ekranın sol tarafında, takvim uygulamasına erişmek için takvim sekmesi bulunur.
Kişisel takvim uygulamasını açmak için takvim sekmesine tıklayın. Takvim, hafta içi veya haftanın özeti gösterilerek, şirket içindeki bir kişi veya birden fazla kişi için önceki tüm girişleri veya randevuları listeler.
Ekranın üstündeki ana düğmeyi bulun ve aşağı açılır menüden yeni öğeler seçin. Türünden bağımsız olarak bir etkinlik yeni bir öğedir ve her yeni etkinliğin ayrı ayrı girilmesi gerekir.
Etkinlik tüm gün boyunca gerçekleşecekse, tüm gün etkinlik sekmesini seçin. Çoğu olay bir başlangıç ve bitiş zamanına sahip olacak. Yeni bir etkinlik açılır penceresi oluşturulacak.
Konu alanına etkinliğe bir konu başlığı girin. Konu oluşturulduktan sonra takvimin özet görünümünde görünen şeydir. Etkinliğin bir yeri de sağlanacak.
Etkinliğin durumunu takvimdeki diğer izleyicilere belirtmek için Seçenekler simgesini tıklayın. Durum göstergeleri renk kodludur ve Ofis Dışı durumunu içerir, meşgul, serbest veya durum geçicidir.
Açılan menüden etkinliğin başlangıç ve bitiş zamanını seçin. Etkinlik birden fazla gün sürerse, başlangıç ve bitiş zamanlarını belirtin; etkinlik, takvimin Gün / Hafta / Ay özet görünümünde birden fazla gün boyunca gösterilecektir.
Eklenen etkinliği kaydetmek ve tarayıcı penceresini kapatmak için kaydet düğmesine tıklayın. Etkinlik, takvimin Gün / Hafta / Ay özeti görünümünde gösterilmelidir. Takvim ortak bir klasörde yer alıyorsa, diğerleri etkinliği eklediği anda görüntüleyebilir.
Her olay için yukarıdaki adımları tekrarlayın. İlgili olmayan etkinliklerin takvime ayrı ayrı eklenmesi gerekir. Gün / Hafta / Ay takvim görünümünden bir tarihe çift tıklamak, eklenti etkinliği açılır penceresinin kısayoluna erişir.
