Etkinlikler, çeşitli amaçlar için işletmeler için önemli araçlardır; bazıları dahili olabilir ve personele odaklanırken, diğerleri pazarlama amaçlıdır. Her iki durumda da, aynı planlama türü etkinliğe girer ve etkinliğin başarıyla sonuçlanması için aynı ayrıntıların dikkate alınması gerekir. Etkinlikler dikkatli planlama ve hazırlık gerektirir. Öngörülen bir sistemin izlenmesi, etkinliğinizin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamaya yardımcı olabilir.
Etkinlik için hedefinizi belirleyin. Bir pazarlama semineri planlıyorsanız, sorumluluklarınız bir şirket barbeküsü planlıyor olmanızdan farklı olacaktır. Beklenenlerle ilgili son derece ayrıntılı talimatlar aldığınızdan emin olun; kaç kişinin geleceği ve mekanın ne kadar büyük olması gerektiği gibi pratik unsurlar ve etkinliğin şirket için müşteri kazanması veya yönetim veya diğer personel için uygun olup olmadığı gibi pazarlama yönelimli faktörler var.
Bir bütçe oluşturun. Birinin etkinlik için para ödemesi gerekiyor ve başlamadan önce onay almanız gerekecek. Vaktinizi, salonunuzu, yiyecek veya dekorasyonlarınızı, konuşmacılarınızı veya aktivitelerinizi ve gerekli gördüğünüz diğer hususları dikkate alın. Her şeyi organize bir biçimde hazırlayın ve düzenlemeler yaparken buna bağlı kalın.
Gündemi ayarlayın. Ayrıntılı bir program hazırlayın ve her faaliyet için doğru zamanı ayırın. Gerekirse açılış ve kapanış açıklamaları ile baştan sona eksiksiz bir program oluşturun.
Lojistik planlayın. Bir yer kiralayın, yemek sipariş edin, konuşmacı kiralayın ve davetiyeler yazdırın. Düzene göz atmak için mekanı ziyaret edin, böylece yiyeceklerin nerede kurulacağını ve koltuk ve masaların nasıl düzenleneceğini düşünebilirsiniz. Bütçeniz dahilinde kalmaya çalışın, ancak herhangi bir taahhütte bulunmadan önce her zaman daha yüksek güçlerle kontrol ederek gerekli değişiklikleri yapın.
Etkinliği duyurun. Bunu nasıl başardığınız, büyük ölçüde planladığınız etkinliğin türüne bağlı olacaktır. Dahili bir etkinlik için, bir şirket e-postasının ya da doğru yerlere asılan birkaç posterin yeterli olması muhtemeldir. Bir pazarlama etkinliği, muhtemelen reklamlarla ve yardımlarla doğrudan pazarlama ile birlikte tüm bir pazarlama planını gerektirecektir.
İpuçları
-
Planlarınızı izlemek için bir yazılım programı kullanın; Bir etkinlik planlamak için mükemmel organizasyon becerileri gerekir. Denetim otoritesine, ilerlemeniz hakkında günlük veya haftalık güncellemeler verin, böylece neler olup bittiğini anlarlar.
Uyarı
Olayın çok yakın olduğu hazırlıkları doldurmaya çalışmayın. Kendine başarılı olmak için ihtiyacın olan zamanı ver.
