Halka açık tüm firmalar için yıllık mali denetimler gerekmektedir. Pek çok özel şirket, özellikle yatırımcılardan fon alan şirketler de yıllık denetime tabi tutulmalıdır. Bir şirketin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlı olarak, finansal denetimler birkaç ay içinde yapılabilir ve önemli miktarda paraya mal olabilir. Bir denetim ihale süreci, teklif talebi ile başlar. Denetim firmaları, denetim hizmetleri ihale mektubu veya talebinde belirtilen talimatlara göre sunulan denetim ihale tekliflerini sunarlar.
İhale Dokümanı
Talep eden firma, teklif veren firmalara denetim hizmetleri ihale mektubu gönderir. Belgede belirtilen koşullar, istekliler için yalnızca bir teklifin sınırını, inceleme ve onay süreci zaman çizelgesini, uygunluk ve seçim kriterlerini içerir. Mektupta ayrıca saha ziyaretleri ve ilgili ihale harcamaları tartışılmaktadır.
Tekliflerin Hazırlanması
Bir denetim firması, belirli koşullara uyması ve potansiyel işe alım şirketinin talep ettiği belirli bileşenleri içermesi gereken bir ihale dokümanı hazırlar. Her sürecin kendi gereksinimleri olabilir, ancak genel olarak, istekliler bir taslak sözleşme içermelidir. Bu sözleşme genel koşulları içermeli ve özel koşulları ele almalıdır. Önerilen terimlerin açıklamasını sağlamalı ve denetim projesi çalışmaları için bir finansal teklif modeli içermelidir.
Nitelikler
Denetim firmasının ihalesi, istihdam koşullarını, ekip üyelerinin deneyimini ve kilit personelin tanımını içermelidir - genellikle denetim ekibinin bir parçası olacak uzmanlar. Denetim firmasının bir organizasyon ve denetim metodolojisi açıklaması sağlaması gerekecektir. Bu, mantığı, stratejiyi, denetim zaman çizelgesini ve ilgili deneyim kanıtlarını içerir. Talep eden firma, kapsamı veya niteliği bakımından kendi ihtiyaçlarına benzer şekilde önceden yapılmış asgari sayıda denetim gerektirebilir.
İhaleleri Gönderme
Denetim firmaları resmi bir teklif verme sürecine bağlı kalmalıdır. Teklif, potansiyel müşteri tarafından belirtilen şekilde mühürlenmeli ve teslim edilmelidir. Davet mektubunda bir teslim süresi ve bir tarih belirtilecektir. İstekliler tekliflerinin çeşitlerini sunabilirler, ancak bunları açıkça değişkenler olarak işaretleyerek ayrı ayrı paketlemeli ve mühürlemelidirler. Belirtilen son tarihten sonra alınan teklifler genellikle dikkate alınmaz. Bir teklif sahibi teklifini değiştirmek veya geri çekmek isterse, orijinal teklifle aynı şekilde gönderilen yazılı bir açıklama yapmalıdır.
Teklifleri Değerlendirme
Talepte bulunan firma ihale aldığında, değerlendirme süreci denetim işi yapılana kadar genellikle gizli tutulur. Talep eden firma bir kamu kuruluşu ise, ihale teklifleri halka açık bir toplantı sırasında açılabilir, bu da teklif ayrıntılarının kaydedilmiş bir özeti ile sonuçlanabilir. Buna isteklilerin adları, fiyatları, teklif varyantları ve ilgili olduğu düşünülen diğer bilgiler dahil olabilir. Talep eden firma teklifleri değerlendirirken, isteklilerden belirli noktalarda veya konularda netlik sağlamasını isteyebilir. Teklifler idari, uygunluk ve teknik şartlara uygunluk gibi kriterler üzerinde gözden geçirilecektir. Teknik gereklilikleri karşılayan isteklilerden ek teknik belgeler veya örnekler sunmaları istenebilir. Son olarak, teklifler, talep eden firmanın en iyi finansal teklifi değerlendirdiği bir finansal değerlendirmeye tabi tutulacaktır.
Sözleşmenin verilmesi
Nitelikli bir teklifin seçilmesi üzerine, ödül yazılı olarak belirtilecek ve kazanan firmaya teslim edilecektir. Başarısız teklif veren firmalar, genellikle teklif edilen fiyat ve firmanın adı gibi kazanan teklifçinin detayları ile birlikte bilgilendirilir. Bildirimde, başarısız olan teklif sahibinin neden reddedildiği de belirtilecek ve temyiz başvurusu için son tarih belirtilecektir.
