Meslektaşlarınızla nasıl etkili bir şekilde iletişim kuracağınız konusunda hiçbir rehberliğe sahip olmadığınız ve dış dünyaya ne söyleyeceğinizle ilgili politikaların olmadığı bir çalışma ortamı hayal edin. Bu iş çok başarılı olacak gibi görünmüyor, değil mi? Bir kurumun içinde ve dışında olanlar ile iletişim kurma başarısı için bir bütündür. İletişim politikaları ve yönergeleri, çalışanların işlerini etkili bir şekilde yapabilmeleri için bilgileri paylaşmalarına ve kurumun imajını dışarıdan desteklemelerine yardımcı olur.
İç İletişimin Rolü
Bir kurum kendi içindeki bilgileri çalışanlarıyla paylaştığında iç iletişim gerçekleşir. Şirketler toplantı ve konferanslarda e-posta ve not yoluyla yazılı olarak veya sözlü olarak iletişim kurabilirler. İç iletişimin temel amacı şirket hedeflerini tanımlamak ve paylaşmaktır. Çalışanların neye çalıştıklarını bilmeleri çok önemlidir. Hedefler şirket genelinde, bölüm veya birey olabilir. Ne olursa olsun, amaçlarının işte olduğunu bilmek çalışanların yolda kalmasına yardımcı olur.
Daha iyi bir çalışma ortamı oluşturmak, iç iletişimin bu kadar önemli olmasının bir başka nedenidir. İşletmelerde organizasyonel değişiklikler, satış numaraları ve insan kaynakları konularında iletişim kurarak, işletmeler çalışanların büyüdüğü şeffaf ve etkili çalışma ortamları yaratabilir. Bu, ciro oranlarını azaltmaya, yeni yetenekler çekmeye ve çalışan memnuniyetini arttırmaya yardımcı olur. İşletmeler ayrıca şirket çalışanları ile açık ve düzenli iletişim kurmalarını sağlayarak şirket söylentilerini durdurabilir.
Dahili iletişim işletmelerin markada kalmasına ve mesajın kontrolünü elinde tutmasına yardımcı olur. Çalışanların dahili olarak iletilen güçlü bir marka vaadiyle çalışanlar müşterilerle ve diğer dış taraflarla konuşmayı daha iyi ele alır. Net hedeflere ve iyi eğitimli personele götüren iletişim sayesinde işletmeler, müşteri etkileşimlerinin olumlu olmasını sağlama konusunda daha iyi bir şansa sahipler.
Dış İletişimin Amacı
Dış iletişim, bir işletme müşterilerle, potansiyel müşterilerle, ortaklarla, tedarikçilerle, yatırımcılarla ve şirket dışındaki diğer paydaşlarla bilgi alışverişinde bulunduğunda gerçekleşir. Kuruluşun, çalışanlara şirket dışında ne tür bilgiler paylaşacağı, kiminle paylaşacağı ve nasıl paylaşılacağı konusunda rehberlik eden politikalar uygulanması bir bütündür.
Hangi tarafla paylaşmak için hangi tür bilgilerin paylaşılacağına ilişkin yönergelerin olması, böylece belirli bilgilerin yanlış ellere düşmemesi veya şirket için sorun yaratmaması için. Örneğin, bir şirket piyasada devrim yaratacak yeni bir ürün geliştiriyorsa, piyasaya sürülmeden önce o ürünün belirli ayrıntılarını rakiplerle paylaşmamak kritik öneme sahiptir. Ancak şirket, değerli müşterileri, yatırımcıları ve ortaklarına, herhangi birinden önce ürün hakkında bilgi vermek isteyebilir.
Şirketle ilgili olumsuz bilgilerin kontrol edilmesi, dış iletişimin etkili olmasının önemli nedenlerinden biridir. Bir strateji uygulayarak kuruluşlar dış paydaşlara ulaşabilir ve eldeki sorunları tartışabilir. Bir şirket örneğin bir PR felaketiyle uğraşıyorsa, örneğin medya ve müşterilerle konuşma planının olması durumu ele almanın önemli bir parçasıdır.
Dahili ve Harici Birleşik Mesaj Göndermek
Bir işletmenin başarılı olması için şirket içi ve harici iletişimin, şirketin hedeflerine ulaşmak için birlikte çalışması gerekir. Örneğin, şirket çalışanlarıyla ve yatırımcılarıyla çelişkili bilgiler paylaşıyorsa, daha büyük sorunlara yol açabilecek mutsuz ve motive olmayan birkaç paydaşla ilgilenmeleri gerekebilir.
İşletmelerin birleşik bir iletişim politikasına sahip olmak için hem iç hem de dış kitlelere birlikte bakmaları gerekir. Örneğin, bir şirket bir marka mesajı geliştiriyorsa, hem iç hem de dış kullanım için birlikte konuşma noktaları oluşturmak esastır. Bu şekilde, şirket çalışanlarına hitap eden ve müşterilerini ve iş ortaklarını tanıtan bilgilere ek olarak, işlerini yapmaya motive eden mesajlaşma geliştirebilir. Bu mesajlaşma ayrı ayrı geliştirildiyse, hem içeride hem de dışarıda kafa karıştırıcı olan çelişkili fikirler veya farklı terimler olabilir.
