Etkili iletişim kurma yeteneğiniz doğrudan işyerindeki başarınızı etkileyecektir. Kısa ve anlaşılır olan yazışmaların nasıl yazılacağını ve gönderileceğini bilmek çok önemlidir. İşletme notu, belirli bir gruba hitap eden ve belirli bir amaca odaklanan kısa bir belgedir. İyi yazılmış bir not, verimli bir şekilde iletişim kurmanıza ve sonuçlara ulaşmanıza yardımcı olur. Doğru yazmanın yanı sıra, en çok okuması gereken kişilere notunuzun düzgün bir şekilde gönderilmesini sağlamak çok önemlidir.
Notunuzu Hazırlama
Kitlenizi düşünün. Notunuzu oluşturmaya başlamadan önce, iletişim kurduğunuz kişilerin eğitim düzeyini ve deneyimini göz önünde bulundurun. Ayrıca alıcılarınızın ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun. Bazı bireyler daha ayrıntılı talimatlara ve özel, belirlenmiş yönergelere ihtiyaç duyabilirken, diğerlerine çok genel bir bilgi sunabilir ve daha sonra kendi başlarına inisiyatif alabilir.
Doğru başlık formatını kullanın. "Tarih" satırında standart kısaltmalar kullanın. "Kime" için not alacak olan her kişiyi adıyla listelemelisiniz. Takma isimler kullanmayın. Ad ve soyadını kullanın ve bunları alfabetik olarak veya şirket içindeki konumuna göre sıralayın. "Kimden" satırı için, adınızı ve soyadınızı ve varsa bölümün içindekileri kullanın.
Özel ve bilgilendirici bir konu satırı seçin. Genellikle, insanlar belirsiz ve genel konu satırları içeren notlar gönderir. Belirli ve özlü bir alıcıya notun neye gönderme yaptığı hakkında daha iyi bir fikir verecektir. Örneğin, genel bir konu satırı "Toplantı" yı okuyacak, ancak belirli bir konu satırı "Cuma günkü toplantı için satış ekibi sunumu" diyebilir.
Özellikleri ile açın. Chit-chat veya arkaplanla zaman kaybetmeyin. Notunuzun ilk kısmı tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu söylemelidir. Satış ekibi sunumunun yukarıdaki örneğini kullanarak, "Cuma günkü toplantıda, satış ekibi ilk çeyrek için ödenecek rakamları ve hesapları olan bir slayt gösterisi sunacak" ile açabilirsiniz.
Pasif sesten kaçınarak notunuzu yazın. Bilgi paylaşmak ve yardım istemek için bir not tasarlanmıştır, bu nedenle aktif bir ses kullanmanız gerekir. Dilbilgisi ve yazımında, aktif ses, bir cümlenin öznesinin, başkalarının başına gelmekten çok, bir şeyi yapmak veya bir şey olmak olduğu anlamına gelir. Aktif ses, "Satış ekibi bir slayt gösterisi sunacak." Pasif bir yaklaşım, "Satış ekibinin slayt gösterisi sunumu yapmasını istiyoruz" şeklinde ifade edilir.
Bir sonuç yaz. Sonuçlarınız karmaşık olmak zorunda değildir, ancak notun kendisinde referans verilen kilit noktaları özetlemelidir.
Çalışmanızı düzenleyin. Çok az şey, bir iş notu göndermek ve daha sonra tam ortasında büyük bir yazım hatası bıraktığınızı fark etmek kadar utanç verici. Notunuzu göndermeden önce onaylayın ve düzeltmeler yapmanın yanı sıra, gereksiz kelimeleri kaldırın. Notunuzu kısa tutun.
Notunuzu Gönderin
Notunu gönder. Ofisler arası posta yoluyla gönderiyorsanız, notta ele alınan her kişinin kendi kopyasını aldığından emin olun. Hiç kimse bir sonraki odacıktaki adamla bir not paylaşmamalı.
Bir seçenekse, e-posta kullanın. Herkese aynı anda bir e-posta notu gönderilmelidir, ancak bazı alıcıların gözünü kopyalamak isteyebilirsiniz. Notunuzu e-postayla gönderiyorsanız, notun konusunu e-posta başlığının konu satırına yerleştirin. Sevimli veya renkli yazı tipleri, resimler veya başka e-posta eklentileri kullanmayın.
Notunuzu gönderdikten sonra takip edin. Notta belirtilen bir son tarih varsa, daha sonra alıcılarla tekrar kontrol ettiğinizden emin olun.
İpuçları
-
Notunuzun, mermi noktaları, paragraf aralığı vb. İle ilgili şirket kurallarına uyduğundan emin olun.
Uyarı
Not göndermek için e-posta kullanıyorsanız, "Gönder" tuşuna basmadan önce iki kez kontrol edin. Kimin e-posta yoluyla özel veya gizli bilgi aldığı konusunda dikkatli olmak istersiniz.
