Not, ofisinizdeki diğer kişilerle iletişim kurmanın bir yoludur. Notlar genellikle bir şeyi rapor eder veya açıklar. Ayrıca bir talepte bulunabilirler. Resmi olmayan notlar, önemli olmayan bir şeyi bildirmek veya az sayıda kişiye veya daha az resmi bir ortamda bilgi sunmak için kullanılabilir. Gayriresmi bir not yazarken, profesyonel olun ve kısa ve net tutun. Gayri resmi bir not yaklaşık bir sayfa olmalı ve gerekli bilgileri içermelidir.
Şirket antetli kağıdını gayrı resmi notun ilk sayfasının en üstüne yerleştirin.
“Not” ibaresini antetli kağıtların hemen altına yerleştirin.
Gönderenin ve alıcıların adlarının yanı sıra sonraki tarih ve konuyu da yerleştirin. Bu bilgi ayrı satırlarda olmalıdır. Resmi olmayan bir not için, konu satırını kısa tutun ancak okuyucunun notun ne hakkında olduğunu hızlıca belirleyebilmesi için belirli tutun. Belirli bir alıcı yoksa, bu bilgileri bırakabilirsiniz.
Notun amacını açıkça ve özellikle ilk paragrafta belirtin. Bunu bir veya iki cümleyle yapmaya çalışın.
Notun ana öneri veya talebini açıklamak için kısa bir tartışma bölümü yazın. Bu resmi olmayan bir not olduğundan, öneriyi kolayca belirtebilirsiniz. Kısa olmak istediğiniz için çok fazla destekleyici kanıt, gerçek veya başka bilgi eklemeniz gerekmez. Bu bölüm özlü ve özlü olmalı ve notun noktasını etkin bir şekilde iletmeli ve okuyucuya daha sonra ne yapacağını söylemelidir.
Okuyucunun daha sonra kısa bir öneri veya kapanış bölümünde yapması gerekenleri açıkça belirtin. Not gayri resmi olsa bile, net bir nokta ve öneride bulunmak hala önemlidir.
İpuçları
-
Gayri resmi bir notta her şeyi kısa tutun. Mümkün olduğunca az sözcükle açık ve net bir şekilde yazın.
