Gerçekçi bir proje takvimi oluşturmak, bir proje yöneticisinin karşılaştığı en büyük zorluklardan biridir. Proje çizelgelemesinde beklenebilecek ve önlenebilecek bazı yaygın sorunlar vardır, bu da projeye katılan herkese programa daha fazla güvenir.
Görev Süresi Tahmini
Proje çizelgeleme ile ilgili en temel ve en yaygın sorun, her bir proje görevinin süresini tahmin etmektir. Çoğu insan bir şeyin ne kadar zaman alacağını hafife alır ve sonuç olarak sadece en iyi senaryoyu yansıtan bir program ortaya çıkar. Bunu önlemek için, ekip üyelerinizin ne kadar hafife aldığını tahmin edebiliyorsanız, her bir göreve zaman ekleyebilirsiniz. (Pek çok kişi belirli bir yüzde kadar tutarlı bir şekilde hafife alıyor.) Veya beklenmedik durum zamanını zamanlamanıza ayrı bir öğe olarak ekleyebilirsiniz. Bu bazen programınızı "doldurma" olarak kaşlarını çatıyor olsa da, planınızı daha doğru hale getirmenin gerçekçi bir yolu.
Gerekli proje görevlerini kaçırmamaya dikkat edin. Proje ekibiniz dışındaki gruplar tarafından yapılanları veya tahmin etme düşüncesini yapan konu uzmanının onlardan bahsetmesine gerek kalmayacak kadar açık olduğunu göz ardı etmek kolaydır.
Kaynakları Atama
Çoğu proje programı, doğru kaynak kişinin ihtiyaç duyulduğunda tam olarak hazır olacağı varsayımına dayanmaktadır. Ancak, kuruluşunuzun insanları projelere atamak için iyi bir yöntemi yoksa, bu olmayabilir. Programınızın ayrıca her ekip üyesinin projeniz için ne kadar zaman harcayabileceğini, diğer projeleri, operasyonel desteği veya yapmaları gereken idari görevleri dikkate alması gerekir.
Uygulama Tarihini Belirleme
Çoğu durumda, bir program geliştirmeden önce yönetim veya bazı dış etkenler proje uygulama tarihini belirlemiştir. Bazı görevlerin gerekli bitiş tarihini karşılaması için planlanan süreyi azaltmanız istenebilir. Bu değişikliklerin yapılması ile ilgili riskleri proaktif olarak proje sponsoruna iletmelisiniz.
Bilinmeyen'i Yönetme
İş ortamındaki değişiklikler veya yeni bir teknolojiyle ilgili sorunlar gibi bilinmeyen olaylar, proje görevlerinin planlanandan daha uzun sürmesine neden olabilir. Projenin başlangıcındaki olası riskleri belirleyerek, gerçekleşen olayları daha iyi yönetebilecek ve böylece programınıza etkisini azaltabilirsiniz.
Değişikliği Yönetme
Proje kapsamındaki değişiklikler, yapılması gerekenler veya kullanılan teknoloji proje zamanlamanızı bozabilir. Bu tür değişiklikler, resmi bir proje değişim yönetimi sürecinden geçmelidir, böylece proje sponsoru ve müşteriler, rahatsız edici şekilde şaşırtmak yerine, herhangi bir değişiklik planını kabul edebilirler.
Büyük Projelerin Tahmini
Büyük bir projenin görevler arasında ve çalışma grupları veya bireyler arasında daha fazla bağımlılığı vardır. Bu karmaşıklık düzeyi, bu tür bir koordinasyon için zaman içermesi gereken takvimi tahmin etmeyi zorlaştırmaktadır.
