İş senaryosu şimdi proje bazlıdır. Projeler arası işlevsel ekipleri içerir ve fikir çeşitliliği yeniliğe yardımcı olur. Birçok iş projesinin amacı, müşteri beklentilerini karşılamak ve aşmaktır. Entegre proje yönetimi, yeni işletme mantrasıdır; burada proje yönetimi, stratejik planın yürütülmesinin ayrılmaz bir sürecidir. Bir proje yaşam döngüsünün sürecini anlamak, daha iyi verimlilik anlamına geldiği için tüm çalışma alanları için çok önemlidir.
Proje tanımı
İşletmeler genellikle müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için “projelere” güvenir. Bir “proje” günlük rutin faaliyetlerden ve uzun vadeli “programlardan” belirli özelliklerle ayrılır. “Proje” olarak adlandırılabilmek için bir görevin belirli bir amacı olmalı, kurulan bir yaşam süresi ile bir defalık bir çaba olmalıdır. Projeler ayrıca performans özelliklerine sahiptir ve zaman, para, insan gücü ve diğer kaynaklar ile sınırlıdır. Her proje yaşam döngüsü dört aşama ile tanımlanır: tanım aşaması, planlama aşaması, aşamayı gerçekleştirme ve teslim aşaması.
Proje Yönetimi
Proje yönetimi, projelerin planlanması, programlanması ve kontrol edilmesi sürecidir. Çeşitli faktörler verimli proje yönetimine artan önem verilmesine neden olmuştur. Artan küresel rekabet, sıkıştırılmış ürün yaşam çevrimlerine yol açmıştır. İşletmeler, ürün geliştirme senaryoları için daha kısa “pazara çıkış zamanı” ile uğraşmaktadır. Paylaşılan bilgi ağları ve artan müşteri odaklılık ile yaşanan bilgi patlaması, projelerin doğasında daha fazla karmaşıklığa katkıda bulunmuştur. Bu, işlevler arası proje ekiplerinin etkin bir şekilde yönetilmesini gerektirir. Şirketler aynı anda birçok proje gerçekleştiriyorlar. Bu nedenle, kaynakların tahsisi ve verimli proje yönetimi stratejik öneme sahiptir.
Planlama
Bir proje bağlamında planlama, projenin doğru şekilde yürütülmesi için bir yol haritası sağlanmasını içerir. Planlama süreci, projenin önerilen sonucunu içeren projeyi tanımlamayı içerir. Planlama süreci ayrıca, projenin amaç ve hedeflerini, kalitenin özelliklerini, bütçe ve zaman tahminlerini ve kontrol parametrelerini açıkça tanımlamayı içerir. Kısacası, planlama aşaması, proje hedeflerini ve yönergelerini gözden geçirip yeniden doğrulama ve baltalama sorunlarını çözme aşamasıdır. Acil durum yaklaşımları ayrıca planlama sırasında tuzaklar önlemek için tasarlanmıştır. İdeal olarak, planlama süreci tüm ekip üyelerini içermelidir.
Zamanlama
Projelerin planlanması, projeyi açıkça tanımlanmış basit görevlere bölmeyi içerir. Bu aynı zamanda “iş dağılımı yapısı” olarak da bilinir. Bu yapı, ekip üyelerinin, basit ve başarılabilir görevler açısından karmaşık bir projeyi anlamalarını sağlar. Çizelgeleme ayrıca, bu görevlerin ilgili personele atanmasını ve her görev için zaman, para ve diğer kaynak kısıtlamalarının belirlenmesini içerir. Örneğin, eğer proje bir kongre düzenliyorsa, iş dağılımı yapısı bir salon rezervasyonu veya broşür basımı gibi işleri içerecektir. Her göreve zaman, para ve kalite kısıtlamaları olan belirli insanlar atanır.
Kontrol
Projenin yürütülmesi beklenmeyen olaylarla uğraşmayı içerir. Net bir plan oluşturma ve zamanlama süreci belirsizlikleri en aza indirirken, zaman, kalite ve bütçe gereksinimlerini sağlamak için proje yöneticisi tarafından dikkatli bir kontrol yapılmalıdır. Proje kontrolünün iki unsuru, açıkça tanımlanmış proje aşama taşlarının oluşturulmasını ve elde edilmesini ve açık iletişim hatlarının korunmasını içerir. Kilometre taşları ilerlemenin izlenmesine yardımcı olur ve iletişim gözetimde ve takım çabalarının iyileştirilmesinde yardımcı olur.
