Belge kontrol prosedürleri karmaşık olmak zorunda değildir. Aslında, karmaşıklık, belgenin uygun şekilde referans alınmayacağı olasılığını artırır. Bununla birlikte, bilgiyi yönetmek herhangi bir organizasyondaki en önemli süreçlerden biridir. Elektronik veri yazışmalarına güvenmek, veri kontrolü ve depolama prosedürlerini sürekli güncelleme ihtiyacını arttırır. Yeterli doküman kontrol prosedürlerinin sürdürülememesi büyük finansal risklerle sonuçlanabilir. Neyse ki, belge kontrol teknolojisindeki ve yazılım uygulamalarındaki gelişmeler yeni bir en iyi uygulama dünyası yarattı.
Kritik İşlemleri Tanımlayın
Veri ve bilgi akışıyla ilgili en kritik süreçlerinizi belirlemek için bir işlevler arası yönetici ekibi atayın. Verilerin (e-posta, müşteri anketleri, IRS formu vb.) Müşterinizden veritabanı dosyalarınıza nasıl aktığını izleyin. Her veri akışı işlemini karşılaştırın ve ortak veya yedek görevler belirleyin. Temel bir akış şeması kullanarak e-postadan kurumsal uyumluluğa kadar tüm bilgi işlemlerini haritalayın.
Prosedür El Kitabı Oluştur
Prosedürler - hem yazılım hem de kağıt için - belgelerin güncellemeden önce ve sonra nasıl onaylandığını tanımlamalıdır. Ayrıca belgeleri nasıl güncellediğiniz ve yeniden onayladığınızla ilgili ayrıntılı bilgi vermelidir. Sistemin değişiklikleri nasıl tanımlayacağını, yani yayın tarihine veya yazı tipi değişikliklerine göre ele alın. Belge eskimişliğine karar verme sürecini belirlediğinizden emin olun. "Eski" belgelerin kullanılmasının nasıl önleneceğini anlayın.
İşlevsellik sağlamak
Belgelerin, ihtiyaç duyduklarında doğru kişilere ulaşmasını sağlayın. Sanal bir sisteme dönüştürüyorsanız, orijinal belgenin nasıl saklanacağını dikkatlice belgelendiğinizden emin olun. Sonunda bir yedekleme çözümü var. Otomatik bir sisteme geçiyorsanız, bir pilot roll-out stratejisi kullanın. Tam dönüştürme işleminden sonra, kağıt belgeleri imha etmeden veya dosyalamadan önce üç ay bekleyin.
