Politikalar ve prosedürler çoğu kuruluş için şarttır. Birçoğunun bu tür belgeleri yazması gerekir, çünkü Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO) gibi düzenlemelere uymaları gerekir. ISO, kalite güvencesinin geliştirilmesine odaklanan bir standartlar ailesidir. Kuruluşların yazdığı en yaygın politika ve prosedür örneklerinden biri, Standart Çalışma Prosedürüdür (SOP).
Politikalar
Politikalar, şirketin organizasyon veya departman boyunca uygulayacağı kuralları belirtir. Örneğin, şirketin şifrelerle ilgili bir politikası var. Çalışanların her 60 günde bir şifreleri değiştirmeleri gerektiğini söyleyebilir. Politika ayrıca sistemin çalışanlarının kullanım sürelerinin sona ermesinden 14 gün önce bildirileceğini belirtebilir. Politikalar açık, net ve tutarlı olmalıdır. Politikalarda ayrıca onlarda kısaltmalar olacaktır. Yazar, ilk kez kullanıldıklarında onları hecelemeli ve kısaltmaları politikaların geri kalanında kullanmalıdır.
prosedürler
Prosedürler politikaları uygular. Prosedürler, görevlerin nasıl yerine getirileceğiyle ilgili adım adım talimatlar gibi ayrıntılı bilgiler sağlar. Bir prosedür örneği, yeni ağ hesaplarının nasıl oluşturulacağıdır. İlk adım, yeni işe alım için bir form doldurması gereken yöneticiyi içerebilir. Form, yöneticiden, yeni işe alımın tam adı, iş ünvanı ve yeni işe alımın çalışacağı bölüm gibi bilgileri sağlamasını isteyebilir. Yönetici daha sonra formu BT bölümüne iletir. Ağ yöneticisi daha sonra uyması gereken prosedürlere sahip olacaktır. Bunlar arasında bir e-posta ve ağ hesabı oluşturmak ve bir güvenlik rozeti oluşturmak sayılabilir. İşlemlerin takip edilmesi kolay olmalıdır. Prosedürlerin belirli bir süre içinde değiştiğini akılda tutmak önemlidir. Bu nedenle, şirket bunları yılda en az bir kez gözden geçirmelidir. Prosedürleri güncellemek için bir kişi tayin etmelidir. Politikalar gibi prosedürler de tutarlı, kısa ve doğru olmalıdır.
SOP
SOP, Standart Çalışma Prosedürü anlamına gelir. Bu belge türü kuruluşun ve bölümlerinin ne yaptığını açıklar. Ayrıca, çalışanların rollerini ve sorumluluklarını açıklar. Ardından SÇP, genellikle her departman için politikalar ve prosedürler içerecektir. Örneğin, politika donanım satın alma kurallarını kapsayacaktır. Ardından prosedür, donanımın nasıl satın alınacağı hakkında adım adım talimatlar sağlayacaktır. SÇP esas olarak metinlerden oluşmasına rağmen, iyi olanı organizasyon şemaları, diyagramlar, akış şemaları ve iş akışını içermelidir.
