Belge kontrol prosedürleri, ödenecek hesap faturalarının işlenmesi için kritik öneme sahiptir. Muhasebe genel muhasebe defterine ödenecek tüm hesapları otomatik olarak kaydetmenize ve faturaların ödemelerini zamanında işleme koymanıza yardımcı olacaktır. Borç hesapları için yazılı bir prosedür, işlem sırasındaki hataları hafifletmeye ve ödemeleri zamanında ödememek için geciken masraflardan kaçınmaya yardımcı olur.
Faturanın Tarih Damgası
Günlük postayı açmaktan sorumlu kişi, o günkü tarihte alınan her bir fatura için fatura hesabını tarihlendirmelidir. Tarih damgası, şirketinize bir fatura ödemek için geçen süreyi izlemenizi sağlar. Faturaları tarih damgasını taşıyan kişi, faturanın yayınlanma tarihi ile alınan tarih arasındaki önemli zaman farklarını not etmelidir. Oluşturulduktan haftalar sonra gönderilen faturaların, geciken ödemeleri önlemek için hızlı bir şekilde borçlu hesaplar üzerinden itilmesi gerekebilir.
Faturayı Kodla
Gider oluşturmaktan veya yönetmekten sorumlu olan çalışan, faturaya uygun genel muhasebe hesabının kodunu yazar ve faturayı bu gider hesabı için kalan bütçeyle karşılaştırır. Genel muhasebe hesabı, faturayı işleme koyduğunuzda bütçelenmiş tutarın üzerinde olacaksa, çalışan, faturanın kapsamı için bir açıklama içermelidir.
Fatura Onayı Alın
Yöneticiler, kendi kontrol alanlarına giren tüm borçlar hesabını incelemekten ve onaylamaktan sorumludur. Yönetici, doğruluk ve eksiksizlik için bütçe sınırlarının açıklanması için fatura üzerindeki kodlamayı inceler. Yönetici daha sonra faturayı başlatır ve tarihlendirir, böylece muhasebe şirketi yöneticinin faturayı ödeme için onayladığını bilir.
Çek hazırlayın
Muhasebeci, uygun onay ve faturalar için açıklamaların dahil edilmesini sağlamak için faturayı inceler. Muhasebeci ayrıca fatura üzerindeki kodlamayı iki kez kontrol eder ve hatalı görünen kodlamaları sorgular. Muhasebeci faturanın onaylanmasından ve kodlanmasından memnun olduktan sonra, ödeme için bir çek hazırlar.
Ticari çekler iki çek saplama içermelidir: veren kişi için çek saptama ve alıcı için çek saplama. Kontrol saplaması, satıcı tarafından tayin edilmiş ise faturanın tarihini, fatura numarasını ve işletme hesap numarasını içermelidir. İhraççı kontrol koçanı istenirse genel muhasebe kodlamasını içerebilir. Kendi kayıtlarınız için faturanın bir kopyasını alın ve ihraççı kontrol makbuzunu faturanın en üstüne zımbalayın. Denetim durumunda veya muhasebe araştırmasında gideri desteklemek için fatura kopyasını dosyalayın.
