Organizasyon şeması, bir şirket içindeki yönetim ve sorumluluk zincirini yansıtır. Ortaklıkları yansıtan organizasyon şemaları, yatırımcılara ve çalışanlara şirketi gerçekten kimin yönettiğini net bir şekilde anlama imkanı sağlar. Muhasebe dolandırıcılığını önlemek için finansman gibi bazı işlevlerin şirket içinde ortak olarak yönetilmesi gerekmektedir. Ortaklıkların yararı, her birinin farklı sorumluluk alanlarını masaya getirebilmesidir. Her ortağın ayrı işlevselliği, organizasyon şeması oluşturmayı daha az göz korkutucu bir iş haline getirir.
Her ortağın sorumluluk alanını tanımlayın. Hangi departmanların, fonksiyonların ve çalışanların her sorumluluk alanına gireceğini belirleyin. Çakışmaların nerede olduğunu onaylayın. Ortaklar tarafından ortaklaşa yönetilen alanları onaylayın.
Kuruluş şemanızın beklenen boyutunu belirleyin. Büyük kuruluşlar ana bölümlerinde sadece bölümleri ve bölüm yöneticilerini listelemek isteyebilir. Daha az çalışanı olan küçük organizasyonlar tüm pozisyonları listelemek isteyebilir.
Kuruluş şemanızı oluşturmak için hangi yazılımı kullanacağınızı onaylayın. Bazı kelime işlem yazılımları, farklı organizasyon yapıları oluşturmak için kutuların yeniden düzenlenebileceği ve değiştirilebileceği organizasyon şeması şablonları sunar.Kelime işlem yazılımının çoğu, en etkili yöntem olmasa da, bir kuruluş şeması oluşturmak için sayfada düzenlenebilecek metin kutuları eklemenizi sağlar.
Her pozisyon için kutular oluşturun. Kutuları, ortak konumlarının sayfadaki aynı yükseklikte ve aynı boyutta eşit aralıklı olacak şekilde yerleştirin. İki kutu arasına bir çizgi çizin. Her ortağın adını, unvanını ve işlevini kutuya yazın. Her ortağın kutusunun altına, ortağın yönetimden özellikle sorumlu olduğu pozisyonları, departmanları, işlevleri ve çalışanları temsil eden kutulara uzanan başka bir satır ekleyin. Örneğin, bir ortak, yalnızca operasyon yönetimi ve diğer pazarlama ve satıştan sorumlu olabilir. Her iki üst ortak da muhasebe işlevini denetlemelidir.
Ortağın kutuları arasındaki bağlantı hattından uzanan ortak bir sorumluluk alanı oluşturun. Bu hat, ortaklar tarafından ortak olarak yönetilen departmanlara ve fonksiyonlara bağlanmalıdır.
