Terminal haneli dosyalama, dosyaları düzenlemek için son iki sayıyı kullanarak çalışan bir dosyalama sistemidir. Sonra gerekli dosyayı tam olarak belirlemek için sayıları ters sırada izler. Sonuç olarak, bu sayısal dosyalama sistemi birçok büyük şirket için etkilidir. Terminal rakamlı dosyalamanın diğer dosyalama sistemlerinden ayıran dört ana avantajı vardır.
Basit yönetim
Terminal haneli dosyalamanın en büyük avantajlarından biri, yönetilmesi nispeten basit olmasıdır. Dosyalar sayısal olarak ayrıldığından, personelin bir dosyayı kısa sürede izlemesi kolaydır. Tek bir kişinin yapması gereken, dosya bulunana kadar numaraları ters sırayla izlemektir.
Büyük Ölçekli Şirketler
Bir şirketin 10.000'den fazla dosyayı saklaması gerekiyorsa, bir terminal rakamlı dosyalama sistemi kullanmak idealdir. Bu dosyalama sisteminin tasarımı binlerce dosyayı yönetmek ve organizasyonu korumak için mükemmeldir. Alfabetik veya renk kodlu dosyalama gibi diğer sistemler yalnızca az sayıda dosyayı işleyebilirken, terminal basamaklı dosyalama önemli ölçüde daha fazla işlem yapabilir. Sonuç olarak, bu dosyalama biçimi genellikle büyük hastanelerin seçimidir.
Kalabalık önler
Ek bir fayda, dosyalama sisteminin etrafındaki kalabalıklaşmayı da engellemesidir. Terminal basamaklı dosyalama, dosyaları 100 bölüme ayırarak geniş bir şekilde dağıtılmasını sağladığından, daha fazla alan yaratır ve birden fazla personelin yoğun bir alanda toplanmasını önler. Buna karşılık, zaman tasarrufu sağlanır ve bir şirketin iş akışı, alfabetik olan gibi alternatif bir dosyalama sistemiyle olduğundan daha sorunsuz çalışabilir.
Sosyal Güvenlik Numaraları
Diğer bir avantaj ise bireyleri Sosyal Güvenlik numaraları üzerinden takip etmenin terminal rakamlı dosyalama için ideal olmasıdır. Son üniteden ikincil üniteye, birincil üniteye geriye doğru çalışmak, bir kişinin dosyasını bulmayı kolaylaştırır. Bu, devlet kurumları için terminal rakamlarını mükemmelleştirir.
