Bir dosya dolabı, tipik olarak dosya ve belgeleri depolayan bir ofis mobilyaları parçasını belirtir. Dosyalama dolapları farklı boyutlarda gelir. Bazılarının yetkisiz erişimi engellemek için kilitleri bulunurken, diğer dolapların herkes tarafından taşınması ve erişmesi kolaydır. Hastaneler, hukuk büroları veya okullar gibi büyük miktarda dosya içeren işletmeler genellikle kolayca hareket edemeyen dolapları muhafaza eder.
temeller
Belgeleri dosyalamanın birçok yolu vardır. Sistematik bir yaklaşım geliştirmek için dosyalar içinde depolanacak bilgileri analiz etmelisiniz. Farklı yöntemlerle beyin fırtınası yapın, böylece en iyi yöntemi seçebilirsiniz. Örneğin, otomobil parçası tedarikçilerinin kayıtlarını tutarsanız, şirket adına dayalı alfabetik bir yaklaşım kullanarak dosya olabilir. Ayrıca tedarikçileri bölgelere göre ayırmak için bir yöntem de oluşturabilirsiniz (örneğin, Güney, Batı, Doğu, Uluslararası). Sürüngenlerin kayıtlarını tutuyorsanız, yönteminiz sürüngenleri bilimsel adlarıyla veya dosyanın oluşturulduğu tarihe göre düzenlemeyi içerebilir.
Doküman yönetimi
Tatminkar bir yöntem tasarladıktan sonra, diğer kişilerin dosyalama sistemini anlayabilmesi ve izleyebilmesi için yazdığınızdan emin olun. Ayrıca, dosyaların uygun şekilde korunmasını sağlamalısınız, çünkü dosyalar eksikse (örneğin, eksik veriler) veya uygun şekilde saklanmamışsa (örneğin dosyalama kategorileri yok sayılırsa) sisteminiz hızlı bir şekilde etkisiz hale gelir. Örneğin, cinsiyetleri renge göre ayırıyorsanız, o zaman dosya oluşturan insanlar erkekleri ve kadınları ayırt etmeyi hatırlamalıdır.
Büyümeyi önceden tahmin etmeli ve gerektiğinde fazladan dolap veya alan eklemelisiniz. Aksi takdirde, kayıtlar çok sıkı doldurulacaktır. Ayrıca etkin olanların etkin olmayan dosyalardan ve varsa, etkin olmayan dosyaların ne zaman yok edileceği veya parçalanacağı konusunda nasıl ayırt edileceğini de düşünün.
hususlar
Birçok işletme, orijinal belgeleri veya basılı kopyaları kullanan belge düzenleme sistemlerini uygular. Ancak, yeni bir dosyalama sistemi oluşturmadan önce sanal seçenekleri keşfetmelisiniz. Örneğin, bir yazılım programı satın alabilir ve dahili veya web tabanlı bir sunucuya veri girebilirsiniz. Halen bir dosyalama sistemine sahip olsanız bile, veri aktarmanın zamanını ve maliyetini, dijital veya web tabanlı depolamanın potansiyel maliyet tasarrufu ve verimliliği ile değerlendirmelisiniz. İğneler vaka yönetimi yazılımını kullanan hukuk firmaları, veri aktarımı için çok zaman harcayabilir, ancak sistem bir kez tam olarak çalışıyorsa, uzak konumlardan dosyalara erişme yeteneği gibi sayısız avantajlar da vardır.
