Bir fatura departmanının görev ve sorumlulukları, departmanın faaliyet gösterdiği sektöre ve hizmet verdiği müşteriye bağlı olarak geniş ölçüde değişir. Ancak, başarılı ve iyi yönetilen fatura departmanları bazı sabitleri paylaşmaktadır. Örneğin, etkili bir faturalama yöneticisi sağlam bir liderlik becerileri göstermeli, tahsilat ve faturalandırma uygulamalarına ilişkin bir çalışma bilgisi göstermeli ve personel üyelerini tutarlı bir şekilde motive etme yeteneğine sahip olmalıdır.
Fatura ve ödeme döngülerinin zamanında ve kalite kontrol standartlarına uygun olarak tamamlanmasını sağlamak için uygulanabilir bir faturalandırma programı tasarlayın. Personele, kolay başvuru için fatura politikası prosedürlerinin kopyalarını ve şirket el kitabını sağlayın.
Yurtdışı kalite kontrol kontrolleri. Personel ve müşteriler arasındaki yazılı ve sözlü iletişimi izleyin. Tahsilât ve faturalandırma prosedürlerinin yanı sıra uygun şekilde yapılan ayarlamalar ve geri alma örnekleri için de uygunluğa bakın.
Personel için şirket prosedürleri ve standartları konusunda eğitim kursları uygulamak. Soğuk ve yumuşak arama teknikleri, pazarlık önerileri ve yazılım eğitimi sunun.
Fatura ve tahsilat faaliyetleri ile ilgili raporları yönetin. Müşterilere bu tür raporların asıllarını değil kopyalarını verin. Hesapları tek bir yerde belgelemek için diğer fatura departmanları arasındaki bilgileri harmanlayın.
Düzenli personel toplantısı yapın. Operasyonel hacmi analiz edin ve gerekli değişiklikleri yapın. Yüksek düzeyde performans sergileyen, yönetime etkili iletişimin tarihini gösteren ve personeli takip etmenin yanı sıra organizasyon ve fatura departmanı hakkında olumlu bir izlenim bırakan personeli kabul ederek moralinizi yüksek tutun.
İpuçları
-
Yeni teknolojiler kullanıma sunuldukça faturalandırma departmanınızın bilgisayar sistemini güncelleyin.
