Çalışılan saatlerce faturanın veya başka bir işletmeye veya şahısa verilen belirli bir hizmete yazmak, maddi bir ürünü satmak için kullanılandan biraz farklı bir yaklaşım gerektirir. Belirlenmiş bir perakende satış veya toptan satış fiyatını almak yerine, üzerinde anlaşılan bir oranla çalışılan saatlerce veya üzerinde anlaşılan bir fiyat için gerçekleştirilen belirli bir hizmeti faturalandırıyorsunuz. Sunulan hizmetler için faturalandırma, ayrıntılara dikkat edilmesini gerektirir.
Müşterilerinizle işiniz için ne zaman ve nasıl faturalandırma yapacağınızla iletişim kurun. Bir projeye başlamadan önce bir kısmı önceden faturalandırırsanız, müşterilerinizi bilgilendirmeniz gerekir. Sözleşmeyi tamamlayana kadar beklemek yerine devam eden işlerinizi fatura ediyorsanız, müşterinizin anlaşmada olduğundan emin olun. Birçok küçük işletme elektronik olarak faturalandırır. Müşterilerinize yanlışlıkla silinmemeleri için e-postayla faturalandırılacaklarını söyleyin.
İyi kayıtlar tutun. Çalışılan tarih ve saatlerin kayıtlarını ve verilen hizmetlerin niteliğini derleyin. Belirli şartlarla ilgili hafızanızı yenilemek için proje sözleşmenizi veya hizmet sözleşmenizi gözden geçirin. Adı ve adresi doğrulayın. Varsa, müşteri fatura referans numarasını ekleyin.Varsa, kendi dosya referans numaranızı ekleyin.
Basit bir format kullanın. Bu, faturalandırma işlemini daha verimli hale getirir. Fatura biçiminizi standart hale getirmek için bir yazılım programı da kullanabilirsiniz. Faturanız, fatura referans numaraları, fatura tarihi, işletme adı ve adresi ve faturanın gönderildiği sözleşme memurunun adı için alanlar içermelidir. Uygulanabilir proje veya ürün kodlarıyla birlikte verilen hizmetleri belirlemek için geniş bir alan bırakın.
Fatura tutarını belirtin. Saatler, kararlaştırılmış bir saatlik ücret karşılığında verdiğiniz asıl hizmet saatleri veya fatura tutarı için verdiğiniz hizmetler olabilir. Örneğin, bir sundurma inşa ediyorsanız, planı hazırlamış, keresteyi seçmiş ve bir fatura dönemi boyunca çerçevenin temelini atmış olabilirsiniz. Aktiviteleri listeleyebilir ve bir adet toplu fatura tutarı belirleyebilirsiniz. Veya, her bir etkinliği ayrı ayrı listeleyebilir, her biri için çalışılan saatleri belirtebilir ve sonra çalışılan saatleri ve saatlik ücreti çarparak fatura tutarını hesaplayabilirsiniz.
Uygun olduğunda destekleyici belgeleri ekleyin. Örneğin, görevleri tamamlamak için kurye hizmetleri veya çoğaltma hizmetleri kullanmak zorundaysanız, makbuzların kopyalarını ekleyin.
