İnternethaber.com "Pazartesi sabahı ilk rapor masamda istiyorum!" Öfkeli patron, filmlerde, TV şovlarında, kitaplarda ve muhtemelen birkaç gerçek iş ortamında sarsılmakta olan astına bağırıyor. Bir rapor hazırlama fikri ile korkutulmak yerine, çalışmanızı sergileme fırsatı olarak kabul edin. İş raporları hayati belgelerdir çünkü çoğu zaman karmaşık noktaları, sorunları veya araştırmaları açık ve net bir şekilde açıklarlar. Resmi olduklarından dolayı emirleri bildirir. Ve raporu yazdığına göre, neyin dahil edileceğine karar vereceksin.
İş Raporu Nedir?
Somut bir belge. Businessdictionary.com bir tanımlar rapor "Geçici, periyodik, düzenli, düzenli veya gerektiği şekilde hazırlanmış, anlatı, grafik veya tablo şeklinde düzenlenmiş bilgileri içeren bir belge" olarak.
Bir işletme raporunun bir belge olması sadece önemini vurgulamaktadır. Üç aylık dönem boyunca, sunumunuz sırasında ve sonrasında edinilen varlıklar hakkında bir rapor vermek için toplantı gündeminde olsanız da, atıfta bulunacak iş raporuna sahip olacaksınız ve katılımcılara bir kopyasını da dağıtabilirsiniz. Okulda yapmak zorunda kaldığın korkunç kitap raporlarını hatırlıyor musun? Kitabı okumak ilk adımdı, sonra okuduklarınızın bir özetini yazmak zorunda kaldınız. Bazen raporunu bile tüm sınıfa sunmak zorunda kaldın. Fakat size yardımcı olmak için elinizde somut bir rapor vardı. Bir rapor bu kadar önemli.
Zamanında bir anlık görüntü. Bir işletme raporu, bir işletmenin belirli bir yönüyle ilgili gerçeklerin ve istatistiklerin bir derlemesidir. Genellikle, belirli bir döneme ait raporlama yapan, zaman içindeki bir anlık görüntüdür. Örneğin, bir yıllık rapor önemli finansal verileri ve o yıl için finansal bir anlık görüntü sağlayan olayları, üç aylık rapor ise yılın belirli bir çeyreğini kapsar.
Tür veya amaç ne olursa olsun çoğu rapor belirli bir süreyi kapsar. Finansal raporlar belirli bir dönemi kapsamaktadır. Bir şirketin finansmanı yıldan aya ve aydan aya değişmektedir. Mevcut ürünlerle ilgili bir rapor bile, yeni ürünler piyasaya sürüldüğü ve eski ürünler üretilmediği için yalnızca belirli bir süre için doğrudur.
Resmi veya resmi olmayan. Amacına ve kimin göreceğine bağlı olarak, rapor resmi veya gayri resmi olabilir. Resmi raporlar patronlar, üst yönetim, müşteriler, potansiyel müşteriler veya yatırımcılar ve hatta halk tarafından görülüp gözden geçirilecek olanlardır. Tüm raporlar gibi, iyi yazılmış olmalı ve yazım hatası yapılmamalı, yazım hatası yapılmamalı, anlaşılması kolay ve kuruş için doğru olmalıdır.
Gayri resmi raporlar daha az önemli değildir. Geri ödeme için gider raporlarını doldurması gereken çalışanlar için en büyük öneme sahiptir. Genelde gayrı resmi olan bu raporlar, bir şirket formuna girilen açıklamaları, tarihleri ve dolar tutarlarını içerir. Çalışanlar raporu eksiksiz ve zamanında tamamlamazsa, son iş seyahatlerinde ödedikleri uçak bileti, taksiler ve müşteri yemekleri için geri ödeme alamazlar.
Diğer isimlere göre raporlar. Pek çoğu, olmasa da, işletme raporları rapor bile edilmez. Kar veya zarar veya gelir tablosu veya bilanço gibi diğer finansal tablolar gibi ifadeler olabilir. Veya bütçeye genel bakış veya satış projeksiyonları olabilir.
İş Raporlarını Kullanma Nedenleri
Mükemmel bir rapor hazırlamak için raporun ne için kullanılacağını anlamanıza yardımcı olur.
Özetler. Raporlar, karmaşık bir fikir, süreç veya şirketin finansal durumunu açık ve anlaşılır bir şekilde açıklamaya yardımcı olur. Aylarca toplanan veriler veya yıllarca süren araştırmalar kısa bir raporda toplanabilir. Tabii ki, araştırmada ortaya çıkarılan her ayrıntıya sahip olmayabilir, ancak rapor, raporu okuyanlara araştırmanın veya verilerin özlü bir özetini verecektir.
Basitleştirin. Raporunuzu gözden geçirecek kişiler, arkasındaki tüm verileri ve araştırmaları değerlendirmek için zaman, istek veya beceriye sahip olmayabilir. Her durumda, yapacak kendi işleri var. Raporunuz onlara bilmeleri gerekenleri verir.
Netleştirin. Topladığınız tüm verileri ve araştırma sonuçlarını 10 kişi okuyacak ve gözden geçirecek olsaydı, farklı sonuçlara varırlardı. Raporunuz, hepsinin aynı verileri kullanmasını sağlar, çünkü hepsine aynı verileri veriyorsunuz.
İkna. Şirketinizin yatırımcıları yeni bir fikri finanse etmek için sermaye koymaya ikna etmek istediğini söyleyin. Raporunuz, yatırımcılarla paylaşılacak iş planına dahil edilecektir. Diğer iştirakçiler, şirketin kar ve zarar tablosunu ve diğer finansal durum raporlarını derleyecektir, ancak raporunuz, şirketin henüz kullanılmayan pazarların nerede olduğuna inandığını ve verebilecekleri satışları belirten bir satış projeksiyonu olacaktır. Finansal tablolar önemlidir, ancak raporunuz, çit yatırımcılarını buraya gelip gelmemeye ikna edebilecek bir rapordur.
Bir noktayı kanıtlayın. İş raporları, işten çıkarmaları içerebilecek, küçülüp küçülmeyeceği gibi zor kararlar alınması gerektiğinde sıklıkla kullanılır. Kimse bu yönde gitmek istemez, ancak rapor önlerinde olduğunda, maaşlar gibi harcamalarla karşılaştırıldığında kârdaki sabit düşüşü gösteren, ne yapılması gerektiği açıktır. Veya, olumlu tarafta, raporlar, şirketin heyecan verici yeni yönlere genişleme konumunda olup olmadığını gösterebilir.
Problem çözmek. Bir problemin tartışmalarının uygulanabilir bir çözüme ulaşmadan dolaşıp durduğu toplantılarda bulundunuz. Ancak, raporlarınızı büyük projeksiyon ekranında paylaşırsanız, herkes aynı anda aynı konuya bakıyor. Maddi bir belgeyi, durumun gerçekte nerede durduğunu gösteren tablo ve grafiklerle görüntülemek, herkesin aynı malzemeyi birlikte analiz etmesini ve birlikte bir çözüme ulaşmasını sağlar.
İş Raporları Türleri
Özellikle kendi özelleştirilmiş raporunuzu yazıp istediğiniz gibi adlandırabileceğiniz için yazılabilecek sınırsız sayıda iş raporu vardır. Ancak, genel olarak, iş raporları dört kategoriye ayrılır: açıklayıcı, analitik, ilerleme ve yasal. Elbette üst üste gelebilirler ve yapabilirler. Örneğin bir ilerleme raporu da açıklayıcı olabilir. Ancak, birincil amacı bir durum hakkında bir güncelleme yapmaktır.
Açıklayıcı raporlar. Bazı işletme raporları, herkesin anlayabilmesi için bir durumu veya konuyu açıklamak için yazılmıştır. Örneğin, üstlendiğiniz araştırmayı açıklamak için açıklayıcı bir rapor yazabilirsiniz. Yalnızca araştırmanızın sonuçlarını gösteren bir tablo sunuyorsanız, araştırmanın sebebi, metodolojiniz, örneklem büyüklüğü ve daha fazlası hakkında sorularınız için doğal olarak su altında kalacaksınız. Bu nedenle, yalnızca bir sonuç tablosu yerine, araştırmayı yaptığınız nedeni ve telefonla veya posta ile gönderilen anketleri kullanma, bir süre boyunca veri izleme veya metodolojiniz ne olursa olsun, araştırmanın nedenini ve nasıl gittiğinizi kısaca anlatarak başlamalısınız. Daha sonra, araştırmanızın sonuçlarını bir tablo, diyagram ya da sonuçları açıklığa kavuşturmak için başka bir yöntem kullanarak açıklarsınız. O zaman bulguları birkaç cümleyle özetlersiniz.
Analitik raporlar . Bu rapor türü, belki de iki durumu veya olasılıkları karşılaştırarak analiz sunar. Sadece açıklamak yerine, analitik bir rapor okuyucu için bulguların analizinin en azından bir kısmını yapar. Analitik raporunuzdaki görselleri, diyagramlar veya veri tabloları gibi puanlarınızı göstermek için kullanabilirsiniz.
İlerleme raporları. Okul raporu kartları gibi, ilerleme raporları da işlerin nasıl yürüdüğünü gösteriyor. Araştırma veya analiz dağlarına dayanmazlar; ihtiyacı olan insanlar için bir güncelleme yapıyorlar. Yıllık raporlar, gelir tabloları gibi finansal tablolar ve zamanın bir sonucunu gösteren diğer raporlar ilerleme raporlarıdır.
Yasal raporlar Şirketin yasalarca derlenmesi ve gönderilmesi, dosyalanması veya başka bir işletmeye gönderilmesi için gerekli olan herhangi bir rapor, bir tür yasal rapordur. Şirketi potansiyel davalardan veya diğer yasal sorunlardan korumak için bazen yasal raporlar da tamamlanmaktadır. Bir rapor vergi amacıyla derlenirse veya Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu, bir mahkeme veya başka bir resmi kurum tarafından talep edilirse, yasal kategoriye girer.
Ortak Raporlar Yazma Örneği
Purdue Üniversitesi’nün Çevrimiçi Yazma Laboratuarına (OWL) göre, iş raporlarının çoğu evrensel bir formata sahip değildir. Şirketinizin yazdığınız rapor için tercih edilen bir biçimi olup olmadığını kontrol edin. Değilse, uygun olduğunu düşündüğünüz şekilde oluşturmakta özgürsünüz. Ancak, OWL'nin, tüm temelleri kapsayan ve elinizden geldiğince en iyi raporu yazdığınızdan emin olmanıza yardımcı olabilecek önerileri vardır.
- Kısa tut.
- Kitlenizi bilin ve onlara yazın.
- Başlıkları kullanın ve önemli noktaları vurgulayın.
- En önemli bulgularını, tartışmalarını veya puanlarını önce koy.
- Sonuçlarınızı ekleyip eklememeye karar verin veya bunu okurlara bırakın.
Raporunuzun içeriği, amacına ve hedef kitlesine bağlı olarak değişecektir. Dahili bir raporda, izleyici şirket hakkında zaten bilgi sahibi olduğundan, bu ayrıntıları doldurmanız gerekmez. Bununla birlikte, halka açık bir rapor ya da birden fazla kitleye sahip bir şirket hakkında bazı temel bilgilerden faydalanacaktır.
Başlık / başlık sayfası. Her raporun, neyi göstereceğini açıklayan net bir başlığı olması gerekir. Burası akıllıca bir yer değil; şeffaflık anahtarıdır. Kısa veya gayri resmi bir rapor için, sayfanın üstündeki basit bir başlık ve ardından, varsa tarihler yazılır. Örneğin:
Gelir ve Giderlerin Özeti, Birinci Çeyrek 2018
Resmi raporlar, başlık, tarih ve yazar içeren bir başlık sayfasına ihtiyaç duyar, örneğin:
Gelir ve Giderlerin Özeti
Birinci Çeyrek 2018
Tarafından hazırlandı
(Adınız)
Rapor belirli bir kişi veya grup için hazırlanıyorsa, örneğin isminizden sonra bunu ekleyin:
İçin
XYZ Şirketi, Inc
Giriş. Kısa bir geçmişe veya gerekli olduğunu düşünüyorsanız, şirket hakkında ilgili geçmiş bilgileri ile başlayın. Ardından bu raporun neden hazırlandığını kısaca açıklayın. Raporda araştırma bulguları sunuluyorsa, araştırma metodolojisini kısaca açıklayın. Kısa bir rapor için bu birkaç cümle olmalıdır. Resmi bir rapor tüm sayfayı içerebilir. Bazı resmi raporlar, raporun genel bir özetini veya özetini veren bir Yönetici Özeti ile başlar, böylece hepsi okursa, hala raporu anlarlar.
İçindekiler. Uzun bir raporda sayfa numaralarını içeren bölümleri ve görselleri listeleyin.
Raporun gövdesi. Verilerinizi, raporunuzun en önemli bilgisini veya en önemli bilgilerini koyduğunuz yer. Yalnızca metin yerine grafikler, şemalar, tablolar veya grafikler gibi görseller ekleyin. Görseller, insanlara bilmelerini istediklerini ve etkileşimli olduklarını gösterir, bu da okuyucularınızın dikkatini çeker. Tablolar, grafikler ve diğer görsel kanıtlayıcı belgeler bildirdiğiniz şeyin “kanıtıdır”. Her zaman önce en önemli verilerle başlayın.
Sonuçlar. Bu bölüm isteğe bağlıdır ve okuyucularınıza bağlıdır.Onlara sonuçları nasıl yorumlayacaklarını veya raporun kendisi için konuşmasına izin vermek mi istiyorsunuz? ****
Sonuçlar. Resmi raporlar, beklenip beklenmediklerine ya da sürpriz olmadıklarına ve gelecekteki kararlarını nasıl etkileyeceklerine dair sonuçları özetleyen bir sona ihtiyaç duyuyor.
İstisnalar. Yıllık ve üç aylık raporlar daha yaratıcı olabilecek örneklerdir. Özellikle, eğer bir hastanenin yıllık veya üç aylık raporları gibi işler genel halka ulaşıyorsa, güncellemeler en iyi şekilde kaydedilen hayat hikayeleri veya en gelişmiş teknikleri uygulayan çalışanlar aracılığıyla anlatılabilir. İşletmeler, ileri araştırmalar yapan çalışanlarla mülakat yaparak veya yeni, heyecan verici ürünler icat ederek ilerlemelerini bu şekilde ilişkilendirebilirler.
Sonunda, raporunuzu nasıl yazdığınız size kalmış. Kısa tutun, kitlenizi zihninizde tutun ve mesajınızı açıkça ileten bilgiler ekleyin. Ter yok Hiçbir zaman patronunun masasına koyacaksın.
