Çoğu şirket, aynı zamanda şirket bütçesi de denilen bir finansal tahmin içeren yıllık bir iş planı hazırlar. Plan veya bütçe, şirket için stratejik yönlendirme sağlayan bir yönetim aracıdır. Seçilen stratejileri uygulamak için hangi adımların gerekli olduğunu ve bu adımların veya eylemlerin ne kadara mal olacağını - ve bunların uygulanmasından kaynaklanacak beklenen geliri ve karı tahmin ettiğini gösterir. Fiili finansal sonuçlar elde edildiğinde, genellikle her ayın sonunda, bu sonuçlar bütçe karşılaştırma raporlarında bütçelenen rakamlarla karşılaştırılır.
Hazırlık
Gerçek finansal sonuçlar bir şirketin muhasebe departmanı tarafından hazırlanır. Bütçeler de muhasebe yoluyla hazırlanabilir veya bütçe hazırlığından sorumlu özel bir finansal planlama ve analiz departmanı olabilir. Bütçeler, aylık muhasebe tablolarıyla aynı biçimde tasarlandığından, gerçek sonuçların bütçeyle karşılaştırılması daha kolaydır. Bu sistemler tipik olarak otomatiktir, bu nedenle bütçe rakamları bir kez girildikten sonra, muhasebe bilgileri mevcut olur olmaz karşılaştırma raporları otomatik olarak oluşturulur.
değer
Bütçeli ve gerçek rakamlar arasındaki farklılıklar, şirket yönetimine işin nasıl performans gösterdiğine dair önemli bilgiler ortaya koymaktadır. İdeal olarak, bütçe dikkatlice hazırlandı, böylece şirketin önümüzdeki yıl neleri başarabileceklerine dair bir tahmin mümkün oldu. Bütçe karşılaştırma raporları önemli farklılıklar gösterdiğinde, ya bütçeyi hazırlamak için kullanılan varsayımların yanlış olduğu ya da iş ortamının beklenenden farklı olduğu anlamına gelir. Bütçe karşılaştırma raporları, yönetim ekibinin sorunların nerede meydana geldiğini hızlı bir şekilde belirlemesini sağlar.
Analiz ve yorumlama
Çok sayıda departmanı ve birden fazla bölümü olan büyük şirketlerde, üretilen muhasebe beyanlarının hacmi muazzam olabilir, bu da bütçe karşılaştırma raporlarının hacmi de büyüktür. Muhasebe veya finans personeli bu verileri alır ve üst yönetimin incelemesi için özet raporlar hazırlar. Her ay hazırlanan bu raporlar, sonuçların bir açıklamasını ve en önemli değişikliklerin nedenlerinin analizini içerir. Raporda, üst yönetimin gözden geçirmesi ve tartışması gereken temel eğilimleri gösteren grafikler ve grafikler var. Giderlerin bütçeden daha yüksek olması durumunda, bütçe karşılaştırma raporlarının hazırlanmasından sorumlu olan analistler, çoğu kez, varyansların belirli nedenlerini ortaya çıkarmak için o dönem için muhasebe günlüğü girişlerine geri dönmelidir. Gelir değişikliklerinin analizi, birim satışların bütçelendiğinden düşük mü yoksa birim başına kazanılan ortalama fiyatın beklenenden düşük olup olmadığını belirlemeyi içerir.
Düzeltici eylem
Bütçe karşılaştırma raporlarını inceledikten sonra, üst yönetim, varyansların düzeltici önlemlerin alınmasını sağlayacak kadar önemli olup olmadığını belirlemelidir. Bir mesele, varyansların bir defalık olağandışı olaylar mı yoksa tekrarlayan bir paternin parçası mı olduğu. Bir ürün için satışlar birkaç ay boyunca bütçenin altına düşerse, satışları yeniden izlemek için pazarlama stratejisinde bir değişiklik yapılabilir. Alternatif olarak, gelir düşüklüğü, genel bir ekonomik kriz gibi, şirketin kontrol etme kabiliyetinin ötesindeki faktörlerden kaynaklanabilir. Bu durumda verilen cevap, önümüzdeki aylarda bütçe ile fiili sonuçlar arasındaki farkı azaltmak için bütçelenmiş harcamaları azaltmak olabilir.Üst yönetim, departmanlarındaki değişikliklerden sorumlu olan yöneticilerle görüşerek ve neden olduklarını sorarak bütçelenen harcamaların üzerinde durmaktadır.
