Büro malzemeleri genellikle herhangi bir işletmenin en büyük maliyetlerinden biridir. Bu maliyet, ekipmanın yıpranması veya kırılması gerçeğiyle artıyor. Şirketin ihtiyaçlarını belirten ayrıntılı bir teklif yazmak ve ekipmanın şirketin bütçesinden satın alınmasını resmen istemek, bu maddeleri değiştirmenin bir yoludur. Yazılı bir teklif, birçok çalışanın şirketin ihtiyaçları hakkında güncel kalmasına ve ekipmanın maliyeti ve şirketin yararı gibi önemli bilgilere dayanarak kararlar almasına olanak tanır.
İhtiyacı değerlendirin. Çoğu şirket, ne alabilecekleri ve ne zaman alabilecekleri konusunda kesin bütçeler belirledi. Her bir ekipman parçasını inceleyerek ve tamir edilip edilemeyeceğini, altı aydan bir yıl daha sürecek olup olmadığını veya yenisiyle değiştirmenin daha pahalı olup olmayacağını sorarak şirketin gerçek ihtiyacını belirleyin. Onarılabilecek veya bir süre daha uzun sürecek olan herhangi bir öğe, istenen yeni ekipman listesinden çıkarılmalıdır.
Şirketin kazancını belirleyin. Ekipman şimdi değiştirilirse şirket ne kazandıracak? Ne kazanacak? Bir masaüstü yazıcısını, zamanın bir bölümünde birden fazla kopya basabilen, bağımsız bir iş yazıcısı ile değiştirirseniz, zamandan tasarruf sağlamak için bunu bir kazanç olarak listeleyin. Her bir ekipmanın şirkete ne getireceğini açıklarken çok açık ve net olun.
Yeni ekipman araştırın. Talep ettiğiniz her ekipman için fiyatlandırmayı, spesifikasyonları, model tiplerini, perakendecileri ve üreticileri bilin ve listele. Hangi satıcıların en düşük fiyatta ürünlere sahip olduğunu ve bulunduğunuz yere yakın olan veya ücretsiz gönderimi olduğunu bilin. Ayrıca, ekipmanla sıkça ilişkili olabilecek sakıncaları veya sorunları da bilin.
Giriş veya yönetici özeti, hedefler veya hedefler, şirket ihtiyaçları, şirketin kazancı veya faydaları ve maliyetleri de dahil olmak üzere kaba taslak teklif taslağınızı yazın. Satın alma için uygun bir zaman çizgisinin listelenmesi de faydalı olabilir. Her ekipmanın derhal satın alınması gerekmez.
Biçimlendirmeye dikkat ederek teklifinizi yazın. Tüm başlıkların kalın ve düzgün bir şekilde hizalandığından emin olun. Yazım çalışmasını hem bilgisayarın yazım denetimi aracını kullanarak hem de teklifi kendiniz okuyarak kontrol edin. Hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olmak için, teklifinizi birkaç saat veya gün boyunca bir kenara koyun ve ardından bir kez daha okuyun.
Uyarı
Taleplerinizi makul tutun - işletmeniz gerçekten büyük, endüstriyel bir ekipman modeline ihtiyaç duymuyorsa, listelemeyin.
Mevcut ekipman hakkındaki değerlendirmelerinizde doğru olun. Teklifinizin okuyucularının görüşlerinize güvenebilmesi gerekir.
