Tutkulu bir çalışansanız ve işinizdeki prosedürlerin bazılarının iyileştirilebileceğini fark ederseniz, yeni prosedürleri tanıtmak için bir teklif yazmayı düşünebilirsiniz. Bu tür bir teklif mektubu (veya e-posta) bir iç teklif olarak sınıflandırılabilir. İç teklifler yazmak, dış teklifler yazmaktan biraz farklıdır. Sizinle aynı kuruluşta çalışan insanlara yazdığınız için, iç jargonunuzu kullanabilir ve gizli bilgileri kullanma konusunda daha az hassas olabilirsiniz.
Teklifiniz için bir plan oluşturun. Teklifi ele alacağınız kitleyi belirleyin. Örgütünüzün yeni bir muhasebe sistemi başlatmasını istiyorsanız, örneğin, muhasebe departmanıyla, belki de baş muhasebecinin ofisine başvurun. Ayrıca, teklifinizin amacını belirleyin - örneğin, belirli bir muhasebe sisteminin uygulanması. Ayrıca, kendinizi okuyucuların ayakkabısına koyun. Bu, izleyiciyi teklifinizin kabul edilmesi gerektiği konusunda nasıl ikna edebileceğinizi daha iyi anlamanızı sağlayacaktır.
Teklifi yazmaya başla. En başta, mektubunuzun amacını açıkça ve açıkça belirtiniz. Örneğin, "Muhasebe Bölümünden ABC muhasebe sistemini uygulamayı düşünmesini istemek için bu mektubu yazıyorum" yazabilirsiniz.
Kuruluşunuzdaki mevcut prosedürleri açıklayın. Mevcut prosedürlerde verimsizlikleri gösterin. Örneğin, mevcut muhasebe sistemi işletmek için çok zaman alabilir. Ayrıca, pahalı hatalar yapabilir.
Yeni prosedürlerin kısa bir tanımını yapınız. Eskilerinden nasıl farklı olacağını açıklayın. İlk olarak, teklifinizi birkaç cümleyle açıklayın. Ondan sonra, gerektiği kadar ayrıntı verin. Ancak, teklif mektubunu kısa ve özlü tutun.
Önerilen yeni prosedürlerin uygulanmasını destekleyen argümanları verin. Yeni prosedürlerin kuruma sağlayabileceği faydaları açıkça belirtiniz. Olası avantajlar arasında yüksek verimlilik, daha iyi üretilmiş ürün veya hizmet kalitesi, hammaddelerde daha fazla tasarruf ve daha fazla çalışan morali bulunabilir.
Varsa, teklifinizi herhangi bir belge ile yedekleyin. Örneğin, yeni prosedürler kuruluşunuzun içinde veya endüstrinizde başka bir yerde test edilmiş olabilir. Tüm destekleyici belgeleri açık bir şekilde işaretleyin ve anlamlarını teklif mektubu metninde belirtin.
Önerilen prosedürlerin kuruluşunuzda nasıl uygulanabileceği hakkında ayrıntılı bilgi verin. Yeni bir muhasebe sistemi getirmeyi teklif ederseniz, uygulama aşamalar halinde yapılabilir. Bir süredir yeni ve eski sistemler aynı anda çalıştırılabilir. Yeni sistem test edildikten sonra, eski sistem devre dışı bırakılabilir.
Göndermeden önce teklif mektubunu okuyacak başka birini edinin. Eleştiri isteyin. Teklifi tartışın ve geliştirilebilecek noktaları belirleyin. Teklifte bazı cümleleri değiştirerek daha inandırıcı hale getirin.
Teklifini gönder.
İpuçları
-
Basit bir dil kullanın. Belirli terimleri kullanmanız gerekirse, teklifi okuyan kişinin kendisiyle aşina olduğundan emin değilseniz, tanımlarını verin. Ayrıca, açık ve net olan kısa cümleleri tercih ediniz.
