Envanter sağlayan işletmeler depodaki ve fabrikadaki envanter seviyelerini yönetmek için envanter sistemlerini kullanır. Bu tür şirketlerin dönem envanter sistemlerini ve sürekli envanter sistemlerini kullanma konusunda karar vermeleri gerekir. Her iki sistemde de, şirketin yılda en az bir kez fiziksel envanter alması gerekiyor. Fiziksel bir envanter, işletme yönetimi için birkaç avantaj sağlar.
Stok sistemleri
Stok sistemleri, stok miktarları ve dolar değerleri hakkında bilgi sağlayarak bir işletmenin ihtiyaçlarını karşılar. Birçok envanter sistemi, envanterin belirli depo yeri ve o yerde tutulan miktar hakkında bilgi sağlar. Tesis çalışanları ve yöneticileri bu bilgileri müşterilere gönderim için belirli öğeleri bulmak veya mevcut envanter azaldığından dolayı şirketin belirli bir envanter öğesini yeniden sıralaması gerekip gerekmediğini belirlemek için kullanır. Stok sistemleri ayrıca, muhasebe departmanına şirketin sahip olduğu toplam stok değeri hakkında bilgi sağlar.
Sürekli Envanter
Sürekli bir envanter sistemi, depo satıcılardan envanter aldığında ve depo her müşteriye envanter gönderdiğinde her zaman güncellenir. Sürekli envanter sistemi, herhangi bir zamanda envanter dengesini sağlar. Bu denge sürekli güncellenir. Birçok şirket, stok bakiyelerindeki değişiklikleri kolayca kaydetmek için tarayıcıları ve barkodları kullanır. Bu şirketler, gönderildiklerinde veya alındıklarında envanter parçalarını tararlar; bu, envanter sistemindeki dengeyi otomatik olarak günceller.
Fiziksel envanter
Fiziksel bir envanter, her envanter öğesini manuel olarak saymak ve envanter sisteminde kaydedilen miktarla karşılaştırmaktan ibarettir. Bazı şirketler çalışanları iki gruba ayırır, bir grup her maddeyi sayar ve ikinci grup her maddeyi anlatır. Bu, şirketin iki sayıyı sistemde kaydedilen miktarla karşılaştırmasına ve olası envanter problemlerini belirlemesine izin verir. Fiziksel envanter sayımı, şirketin envanter miktarlarını doğru şekilde belirlemesini, gerekli envanter ayarlamalarını belirlemesini ve farklılıkları araştırmasını sağlar.
Envanter Ayarlama
Bazen şirketler envanterdeki gerçek miktarlarla kayıtlı envanter arasındaki tutarsızlıkları keşfederler. Bu gerçekleştiğinde, şirket sistemdeki stok bakiyesini düzeltmek için bir stok düzeltmesi kaydeder. Ayarlama miktarları, gerçek miktar ile sistem miktarının karşılaştırılmasından ortaya çıkar. Envanter düzeltmesinin amacı, envanter sisteminin şirketin sahip olduğu gerçek envanteri eşitlemesini sağlamaktır.
Envanter Varyansı
Bir şirket, fiziksel bir envanter gerçekleştirdikten sonra, değişikliklerin nedenini belirlemek için keşfedilen miktar değişimlerini araştırır. Varyanslar tipik olarak çalışan hataları, hırsızlık veya imha sonucu ortaya çıkar.
