Bir iş ortamını düzenli tutmak, başarılı bir işletme için kilit bir bileşendir. Büro prosedürleri bu organize çevre için kılavuz ilkelerdir.Ofis prosedürlerini ayarlamak için ayrıntılı adımları izleyerek ekibiniz sizi uzaklaştırmak yerine işlere odaklanabilir.
Mevcut prosedürleri gözden geçirin. Mevcut prosedürleri anlamak değişim için bir temel oluşturur. Hiçbir prosedür belirlenmemişse, prosedür gözlemlerini yazmak iyi bir ilk adımdır.
Çalışanlardan geri bildirim toplayın. Temel ofis prosedürleriniz alındıktan sonra, meslektaşlarınızdan daha fazla geri bildirim toplayın. Onlara, "Neyi değiştirmeli? Neyi değiştirebilir? Ofis prosedürünün sırası doğru mu?"
Hangi prosedürlerin işe yaradığını belirleyin. Neyin işe yarayacağını bilmek, işe yaramayan işlemlere odaklanmanıza yardımcı olacaktır.
Hangi prosedürlerin işe yaramadığını belirleyin. Gelişme alanlarını vurgulayarak, öneriler üzerinde çalışılabilir.
Çalışmayan prosedürlerde değişiklikler önerin. Yukarıdaki adımdaki listeyi kullanın ve çalışmayan prosedürlerle ilgili değişiklik önerileri göndermek için diğer çalışanlarla görüşün.
Ofis prosedürü adımlarını ayrıntılı olarak sıralayın. Artık çalışmayan ve yapmayanlara önerilen çözümleri ayrıntılı bir şekilde yazdığınız için bir prosedür listesine sahipsiniz. Bir sürecin diğerine nasıl bağlandığına odaklanın.
Ofis prosedürlerini çalışanlara yayınlayın. Herkesin ofis prosedürlerini kullanabilmesi için ayrıntılı belgeler tüm çalışanlarla paylaşılmalıdır.
İpuçları
-
Büro prosedürleri en iyi eğitim el kitabı, soru-cevap oturumları ve “sıkça sorulan sorular” belgesiyle yayınlanır. Asla bir işlemin çalıştığını varsaymayın. Sürekli iyileştirme için izlemeye devam edin.
Uyarı
Büro prosedürleri bazen işi tamamlamanın önündeki engeller olarak görülür, bu nedenle bazı çalışanlar değişime inat edebilir. Bir ofis sürecinin faydalarına odaklanın.
