İç Gelir Servisi (IRS) düzenlemelerine ve eyalet ve yerel yönetim yasalarına uyduklarından emin olmak için şirketler, maaşlı çalışan ve şirket bilgilerini bordro sistemlerine dahil etmelidir. Bir bordro sistemi oluşturan farklı bileşenlerin kurulması ve çalıştırılması, gereken özen ve yeterli vergi mevzuatı bilgisi gerektirir. Sonuç olarak, şirketler için vergi ödemelerini yatırmak, W-2'leri işleme koymak, emeklilik ve sigorta planlarını yönetmek ve maaş bordrosu ile ilgili diğer görevleri yerine getirmek için dış danışman, muhasebeci veya bordro hizmeti almak yaygındır.
Çalışan bilgileri
Yeni işe alım sürecinde, bir çalışanın maaşından ne kesileceğini belirlemek için şirketler sağlık sigortası ve W-4 formları gibi bilgileri toplamalıdır. Bu formlar aynı zamanda işverenlere, çalışanın Sosyal Güvenlik numarası ve federal ve eyalet vergisi amaçları için stopaj tutarı gibi önemli bilgiler sağlar. Sistem ayrıca çalışanın vergi muafiyeti durumu, emekli aylıkları, sigorta planları veya emeklilik fonlarında yapılan değişiklikleri izlemeli ve işlemelidir.
Maaş bilgisi
Yeni işe alım sürecinin bir parçası olarak, bordro sistemleri, hangi çalışanların tam zamanlı, yarı zamanlı ve müteahhit olduğunu belirleyen bir bileşen içermektedir. İşçilerin maaş bordrosunda sınıflandırılması, hükümet çalışanlarını hatalı şekilde kategorize eden şirketlere yüksek cezalar getirmesi nedeniyle önemlidir.
çizelgeleri
Bir çalışanın çalıştığı saat sayısı hakkında bilgi sahibi olmadan, işverenler bir çalışanın ne ödeyeceğini belirleyemez. Bazı işçilere maaş ödenirken, diğerleri saatlik olarak tazmin edilir veya istisnasız çalışan olarak belirlenir. Bordro sistemleri, zaman çizelgesi bilgilerini veya saatlik ve istisnasız çalışan saatlerinin doğruluğunu sağlamak için kaydedildiği ve gözden geçirildiği alanları içerir. Bilgi bilgisayarlı bir zaman saati, delikli kart damga saati veya kağıt zaman çizelgesi aracılığıyla toplanabilir.
Uygulanabilir vergi ve indirimler
IRS, çalışanlara vergi stopajını hesaplamak için şirketlere vergi tabloları sunsa da, satıcılar ve bordro bilgisayar sistemleri de bu bilgileri sağlayabilir. İşverenler, yürürlükteki vergileri özetlerken, yıllık yıllık kazançları, ücret düzeylerini ve vergi indirimlerini dikkate almalıdır. Ek olarak, bordro sistemleri, emeklilik planları, 401 (k) s, sigorta planları, sendika aidatları ve garnitürler aracılığıyla yapılan kesintileri hesaplamalıdır. Bordro departmanı ayrıca, borcu ve tavan tutarı olan diğer kesintileri de izler ve toplam tutarın geri ödenmesi durumunda maaş kesintisini keser.
Bordro kaydı
Maaş bordrosu, muhasebe ve genel araştırma amacıyla genel deftere eklenen bir dergi girişindeki çalışan kazancı ve indirim bilgilerini özetlemektedir. Bordro kayıtları da vergi raporları oluşturmak için kullanılır. Bu belgeler bordro personeli tarafından hazırlanır veya bordro bilgisayar sistemleri kullanılarak oluşturulur.
Manuel ödemeler
Zaman zaman şirketler fesih veya bordro hatası nedeniyle çalışanlara ödeme süreleri arasında el ile ödeme yaparlar. Bordro sistemleri vergi ve raporlama amacıyla maaş bordrosundaki çek tutarını hesaba katmalıdır. Bu, işverenin vergi stopajı tutarının çalışan kesintileriyle mutabakat altına alınmasını sağlar.
