Bordro işleme, bir işverenin yapması gereken çok boyutlu bir iştir. İşveren, ABD Çalışma Bakanlığı’nın ücret ve saat standartlarına ve İç Gelir Servisi’nin bordro vergisi düzenlemelerine uymak zorundadır. Ek olarak, devlet bordrosu gerekliliklerini yerine getirmelidir. Bordro işleme kontrol listesine sahip olmak, uyumu sağlamanıza yardımcı olur.
Ücret İşleme
Kontrol listesi, her ödeme dönemi için ücret işleme görevlerini içermelidir. Bu, ücretlerin baştan sona işlenmesi için gerekli tüm adımları içerir. İki haftada bir ve iki ayda bir gibi birden fazla ödeme süresi varsa, karışıklığı önlemek için her ödeme döngüsü için ayrı kontrol listeleri hazırlayın. Örneğin, tüm saatlik işçilere iki haftada bir ödeme yapılırsa ve maaşlı tüm çalışanlara ayda iki kez ödeme yapılırsa, her iki ödeme grubunun farklı şekilde işlenmesinden dolayı ayrı kontrol listelerine ihtiyaç duyulur.
Ücret işleme kontrol listesi, zaman çizelgesi gönderimlerini, zaman çizelgesi hesaplamasını ve bordro saatlerini sisteme girmeyi onaylamak için adımlar içerebilir. Maaşlı işçilerin ücretlerini düzenli olarak ödemelerini almalarını sağlayacak bir adım içermelidir. Ek olarak, adres ve kesintilerdeki değişiklikler gibi maaş bordrosu verilerinde değişiklik yapılmasını, maaş artışları ve iptal etme çekleri gibi maaş ayarlamalarını ve yeni işe alım ve sonlandırma işlemlerini içermelidir. Aynı zamanda, fazla mesai, kıdem tazminatı, ikramiye ve komisyonlar gibi ek ödeme işlemlerini de içerebilir.
Kesintiler işleme
Bordro kesintileri yasal / istem dışı kesintileri içerir. İkincisi, kesinti yasal olarak bağlayıcı olduğu anlamına gelir. Yasal kesintiler, federal gelir vergisini, Sosyal Güvenlik vergisini ve Medicare vergisini ve çoğu durumda devlet gelir vergisini içerir. İşveren bu vergileri çalışanların maaşlarından kesmekten sorumludur. Ayrıca, bordro vergilerinin bir kısmından sorumludur. Kontrol listesi gerekli yasal kesintileri içermelidir. Kanuni kesintiler ayrıca ücret ödemelerini ve nafaka stopaj emirlerini içerir. Varsa, onları kontrol listesine dahil edin.
Gönüllü kesintiler, emeklilik ve sağlık yardımları, hayat ve maluliyet sigortası, hayırsever katkılar, otopark ücretleri, sendikalar ve kredi geri ödemesi gibi şirketin sunduğu indirimlerdir. Kontrol listesi her gönüllü kesinti türünü listelemek zorunda değildir, ancak gönüllü kesintilerin kontrol edilmesini de içermelidir. Bordro temsilcisi maaş bordrosuna aşina olduğunda, hangi kesintilerin hangi çalışanları etkilediğini bilmek kolaydır.
Ödeme Üretimi
Kontrol listesinde maaş basmak, taslakları ödemek ve doğrudan para yatırma dosyasını oluşturmak için adımlar bulunmalıdır. Bordro temsilcisinin, maaş çeklerini yazdırmadan önce ve doğrudan para yatırma dosyasını oluşturmadan önce iki kez kontrol etmesini ve gerekirse düzeltmesini sağlayan bir ön işleme raporu yazdırmak için bir adım ekleyin. Ek olarak, maaş bordrosu işleminden sonra maaşların belirli bir kişiye iletilmesi gerekiyorsa, bunu kontrol listesinde belirtin.
Rötuş
Bordro işlendikten sonra, kayıtlara uygunluğun sağlanması için ilgili verilerin dosyalanması gerekir. Kontrol listesi, doldurulması gereken farklı bordro raporlarını belirtmelidir. Ek olarak, muhasebe veya finans ve insan kaynakları gibi ilgili bölümler için gerekli raporları içermelidir. Bu ya da diğer bölümlerle daha fazla etkileşim gerekliyse, kontrol listesine dahil edin. Örneğin, bir dış vergi şirketi şirketin bordro vergisi işlerini ele alıyorsa, kontrol listesi bordro vergi dosyalarının vergi şirketine nasıl iletileceğini içermelidir.
